会社の飲み会で幹事を任されたら、やるべきことはたくさんあります。
日時の設定やお店の選定や参加者の招集などは、手間のかかる仕事ですし、さらに一つ一つに気遣いも必要になります。
ここでは、幹事として行うことと注意する点を考えます。
Contents
飲み会の幹事はどんなことをするのか？
飲み会の規模が大きければ大きいほど、幹事の仕事は大変です。
会社の業務を行う時と同様、簡単なToDoリストを作っておくと漏れなく当日を迎えることができるかもしれません。
日時の設定
どんな名目の飲み会かにもよりますが、日時は対象となるより多くの人が出席できる日を設定することを心がけましょう。
平日に設定すると、翌日の仕事の都合などで参加できない人がいるかもしれません。
子供の学校行事を控えていたり、参加しづらい日付が前もって分かっており、欠席者が多く出る予測ができる日は避けます。
それでも、全ての人の予定に合わせられる訳ではないので、バランスを取りましょう。
参加者を招集する
日時が決定したら、なるべく早く対象の人へ知らせます。それぞれの業務やプライベートな予定などのことを考えれば、遅くとも１ヶ月前には連絡するのが良いでしょう。
お知らせと一緒に、もしくは数日後には参加の出欠を確認する文書を回覧します。
対象者の名簿を作成し、出席か欠席かに丸をつけるような簡単な文書で構いません。その際、大体の予算を伝えておくことも大切です。
お店の選定
お店の選定方法も飲み会の目的によって変わります。
若手だけの少人数の飲み会であれば、予算が低めで料理はボリュームのある方が喜ばれるかもしれません。
また上司がたくさん出席する改まった飲み会であれば、落ち着いて雰囲気の個室があり、料理も懐石やコースが好まれるでしょう。
大規模な飲み会なら、ゆったりとくつろげるスペースのある場所を選定します。
適当な店が決まったら、予約を取りますが、予めわかっていることを伝えておくと良いでしょう。どんな会なのか、どんなところに気を遣って欲しいかなどです。
参加者に場所や店、金額を知らせる
日時と店を決め、出欠を取ったら、文書の回覧や社内メールで参加者に知らせます。その際は、支払うべき金額と、それをいつ徴収するかを含めておきます。
お金の徴収は、当日ではなく前もって行うのがお勧めです。
当日になると、お釣りの問題があったり、お酒を飲んだ後になれば、忘れて帰宅してしまったり、席もバラバラで徴収しづらくなってしまうからです。
幹事の仕事は当日にもあるので、前もってできることはやっておきましょう。
飲み会の進行を考える
部署や会社の、ある程度大きな飲み会であれば、最初と締めの挨拶や乾杯の音頭など、誰にしてもらうかを決めておかなければなりません。
上司が何人も出席する場合は、直属の上司や先輩に相談するなどして、失礼がないようにしましょう。
また挨拶などをお願いする上司には、前日までに依頼しましょう。
歓送迎会などのように、個人を迎えたり送ったりする場合は、その人たちにも挨拶をお願いしなければならないかもしれません。
挨拶する人が複数いる場合は、開始からどれくらいのタイミングで挨拶の時間を設けるかも考えておく必要があります。
席を決める
中〜大規模な飲み会の場合は、席を予め決めておくか、もしくは上司や要人の席のみを決めておき、他の社員は当日受付でくじを引く方法にすることもできます。
席を決めないでおくと同じ部署や仲の良い人で固まってしまい、あらゆる人と親睦を深めることができないかもしれません。
その点、くじ引きなら誰も好みで席を選べないので、トラブルが少なくスムーズに着席させることができるでしょう。
差し入れや寄贈品の紹介
時折、参加者の一人や、取引会社からお酒などの差し入れや寄贈があることがあります。
その際は、乾杯の後のまだ静かなうちに、誰から何が差し入れられているかを紹介しましょう。その後、少しずつでも全ての人に行き渡るように手配します。
飲み物や料理に気を遣う
歓談中も幹事の仕事は続きます。飲み物が行き渡っているか、食べ物は足りているか、取り皿は十分あるかなど、全体を見回し気を配りましょう。
席は店の人と話しやすい位置に取ります。
二次会の設定
二次会については、まず設定するかしないかを決めます。
一次会のみで解散し、後は自由にということであれば、最後にそれを伝えます。公式に次の席まで決めているのであれば、その場で人数を把握し、店側に連絡しましょう。
まとめ
会社の飲み会の幹事は、たいてい新人時代に任されます。同期が複数いるなら、一人ではなく数人で協力して行いましょう。
幹事の仕事は、たかが飲み会の段取りと侮れるようなものではなく、時間もエネルギーも使う大変な仕事で、会社の行事であればそれは業務の一環です。
急な欠席や人数に変更があるたびに、店側に連絡したり交渉しなければなりませんし、当日もやるべきことがたくさんあります。
でも、幹事は先輩や上司もやってきたことで、新人時代にみんなが通る道。飲み会が成功して、みんなが楽しく飲んでいる姿を見れば、きっとやって良かったと感じるはずです。
自分も楽しみながら前向きに取り組みましょう。
