会社によっては、1日の業務を日報や日誌にまとめることがルールになっています。
毎日書くのは面倒と思うかもしれませんが、1日の終わりに自分の仕事を振り返るのにも役立ちますし、それをチェックする上司へのアピールにもなります。
業務に追われて、退社直前に思い出したように猛スピードで書くのではなく、日報や日誌を書く時間をきちんと取り分けましょう。
ここでは、日報や日誌の大切さと記入の仕方を考えます。
Contents
日報や日誌をつけることにはメリットがたくさん
手書きで記入するにしても、データで管理するにしても、日報や日誌は後から見直して役立てられるような内容にすべきです。
そうするための書き方のポイントを考えましょう。
備忘録として使える
行なった業務の内容は、あとで見直してもわかるように書きましょう。
日付などの重要な数字は残しておくのがオススメです。毎日日誌にきちんと書き残すようにすれば、確認したい時にすぐにチェックできるので時短にもなります。
ミスが無いかチェックできる
日報や日誌は、1日の終わりに付けるので、その日の業務の流れを確認することができ、確認漏れやミスが無いかをチェックするのに役立ちます。
また、自分にとって処理に時間がかかる苦手分野はどこなのかを見つけることができ、業務を客観的に見ることができます。
上司とのコミュニケーションに役立つ
業務において悩みや心配事を抱えても、いつでも上司に相談できるわけではありません。
その点、日報や日誌に日頃の業務をきちんとまとめておくなら、いざ相談しようとする時に、一から話さずにすみます。
上司にとって部下が働きやすい環境を作ることは仕事の一環ですから、日誌に書かれている内容は、日頃から注意して目を通しているはずです。
業務日報や日誌の記入の仕方
業務日報や日誌に記入をする時には、簡潔であることが重要です。上司が読みやすく、自分も後で読み返しやすいように要点を箇条書きにしましょう。
訪問や来客の履歴を残す
自分が他社を訪問したということについては、段取りをすることもあって記憶に残るかもしれませんが、来客の場合は、特に数が多くなるときちんと記録をしておく必要があります。
その日、誰が来社しどんな話をしたかについて日報に残すようにしましょう。
数値の記入
日付や時間、金額などの数値を書く場合は、上司がチェックすることを踏まえて正確に記入しましょう。
上司はその内容を見て自分も記録する可能性があります。間違いがあると後でトラブルや行違いの原因になりかねません。社内文書だからと適当に記入しないようにしましょう。
連絡事項の欄を有効に活用する
日誌の連絡事項には、その日の出来事だけでなく、自分が今業務に関して、困っていたり悩んでいたりする点を書くこともできます。
つまり上司に対するメッセージです。個人的なことは避け、あくまで業務に関する内容にとどめます。
「〇〇の件、〇〇社は見積額の件で社内での意見が分かれているようです。」とか「今後のスケジュールについては〇〇社からの連絡待ちです。」と言ったように、現在の進捗についても書くことができます。
業務日報や日誌に上司からのコメントがある場合
業務日報や日誌は一方通行ではありません。上司と自分の間を行き来してコミュニケーションを取ったり、指示を受けたりします。
業務日誌のフォーマットに上司からのコメント欄がある場合などは、翌朝きちんとチェックしておきましょう。
場合によっては、その内容についての質問や打ち合わせが必要かもしれません。
まとめ
忙しい業務の中でも、日報や日誌をきちんと書くことにはたくさんのメリットがあります。
また簡潔で読みやすい日誌をつけることは、上司からの評価アップにもつながります。
社内文書だからと後回しにしたり、なおざりにすることなく毎日丁寧に記入しましょう。時々過去の日誌を見直すのも、有効に活用する方法です。
上司からのアドバイスなどのコメントを振り返って考えたり、過去の業務の流れを確認することで効率化を図ることもできます。
このように、業務日報や日誌にはメリットがたくさんあります。仕事だけに追われず、常に客観的な視点を持ち、スキルアップするために活用しましょう。
