会議の議事録を取る方法は、筆記、パソコン、録音など様々です。どの方法で記録したとしても、最終的にはA4サイズ1枚程度にまとめた議事録にします。
ここでは、議事録を作成する方法とまとめ方、配信や回覧をする際の注意点を考えます。
記録方法
会議中の記録方法として適しているのはどんな方法でしょうか。それは会議のボリュームや参加人数によっても異なります。それぞれの方法の特徴を考えましょう。
筆記
手書きでメモをする方法です。短時間、少人数の会議であればこの筆記スタイルで十分かもしれません。
筆記する際は、時間の流れに沿って記入します。誰の発言なのかははっきりさせておきましょう。発言全てを記入しようとすると、要点を書き漏らしてしまう可能性があります。
集中して聞き要点だけをメモするようにしましょう。決定事項や、次の会議までに行う事などはきちんと残すようにします。
パソコンを使う方法
長時間、また大人数の会議の場合、筆記では間に合わないと思える場合はパソコンを使用します。
パソコンを使えば、筆記よりも早く記録することができて便利ですが、注意も必要です。
早く記録できるからといって発言を全て記録しようとすると、入力に夢中になるあまり会議の内容に集中できず、自分自身は要点をつかめないまま終わってしまうということが起こります。
記録はできていても、あとで議事録をまとめる時にはやはり記憶が役立つものです。パソコンで記録する際も、適度なメモとプラスアルファぐらいに留め、あくまでも会議に集中するようにしましょう。
録音する方法
長時間の会議では、ICレコーダーに録音し記録する方法が取られる場合もあります。録音することのメリットは、会議に集中して参加できるという点です。
録音している場合も軽くメモを取り、自分も積極的に議論に参加しましょう。
録音しているからといって気を抜いていると、あとで全部を聞き直さなければならず時間を無駄にしてしまいます。録音データはあくまでも不明な点を確認する目的で使用しましょう。
見やすくわかりやすい議事録を作成する
議事録は、タイトル・日付・作成者・参加者・議題・決定事項・次回の課題などをまとめます。
参加者は役職が高い順に記入し、議題や決定事項、次回の課題などは全て箇条書きにします。
全てを一枚にまとめるためには、かなり簡略化する必要がありますが、会議に出席していない人も閲覧するので、意味がよく理解できるようにしましょう。
また、承認印が必要な場合は押印するための欄を設けましょう。どうしても１枚にまとめられない場合は、裏面を使用するか別紙を付けるなど、会社のルールに沿って対応します。
作成後は、上司に精査してもらいましょう。作成途中に不明な点がある場合は、内容によっては過去の議事録を見ることで解決するかもしれません。
自由に閲覧できるようであれば、過去の議事録を読み参考にしましょう。ボリュームによっても変わりますが、議事録の作成には不必要に時間をかけないようにすることも大切です。
議事録作成は重要な仕事ですが、あくまで社内文書です。
短時間で正確な文書を作成し、上司の承認を得て迅速に配信し、早めに通常業務に戻りましょう。
回覧・配信する時の注意点
上司の承認を得た議事録は、出席者全員に配布します。配布の方法は、メールが一般的です。
メールを送る時は、出席者のリストを確認し、漏れ無く配信するようにしましょう。
紙ベースで回覧する時には、回覧する部署や順番などにも注意します。
出席したのに自分にだけ議事録が届かなかった、会議の内容に関係する部署なのに回覧されなかった、責任者の承認印が無いなど、せっかく完璧な議事録を作成しても、このようなミスによって評価が台無しになってしまうかもしれません。
不明な点があればすぐに上司に相談して、この点でミスが無いようにしましょう。
まとめ
議事録を任されるということは、上司に信頼されている証拠です。だからこそ信頼と期待に応えてきちんとした議事録を作成したいものです。
落ち着いて記録を取り、わからないところは先輩や上司に相談しながら、正確で見やすいものにしましょう。
会社にはそれぞれ独自のフォーマットがあり、書き方にも特徴があります。フォーマットを使用するだけでなく、まとめる方法も過去の議事録と同じようにすることで、閲覧する人は読み慣れた形式の文章を短時間で会議の内容を確認することができるでしょう。
完璧な議事録を作成しても、それだけが一々評価されるということはないかもしれませんが、その経験を積み重ねることで周囲からの信頼度は間違いなく上がっていきます。
どんな小さな会議の議事録でも、基本に忠実に一つ一つ丁寧に作成しましょう。
