若手社員であっても、会議に呼ばれたなら積極的に参加しなければなりません。
会議に集中し、発言を求められたら自分の考えをまとめて簡潔にハキハキと話すことで、上手にアピールすることができます。
ここでは、会議に参加する時の心得と好印象を与える態度、注意するポイントを考えます。
Contents
会議に参加する時の心得
会議に参加する時には、意欲を持ちましょう。面倒臭そうにしているか、意欲を持っているかは態度や振る舞いに現れます。
会議の内容と目的を把握する
会議に参加するなら、発言する機会があってもなくても、会議の内容と目的を理解しておくべきです。
事前に資料が配布されているなら前もってよく読み、自分なりの意見をまとめておきましょう。
メモを取る
事前に資料を読んでおくことに加え、筆記用具を持参し、こまめにメモを取りながら聞きましょう。
会議の進行に集中し、資料についていき、必要な場所にマーカーで線を引いたり書き込みをすることができます。
準備や後片付けを手伝う
また、開始時間より前に会議室に入り準備を手伝ったり、会議後の後片付けを手伝えば、会議がどのように行われるかの舞台裏を見ることができるので、自分のスキルアップにも繋がります。
また会議室の配置を考えて、末席に座ります。
好印象を与える会議中の態度
意外と見られているのは、会議中の態度です。姿勢や視線などから、会議に集中しているかどうかがわかります。
正しい姿勢は意欲の表れ
背中を起こした正しい姿勢は、どんな時も、やる気のあるイメージを与えます。
椅子には浅めに座り、肘をついたり足を組んだりしないように注意します。
視線で集中していることをアピールしよう
会議中、誰かが発言しているときは、時々関連する資料に目を落としながら、相手の顔を見て聞きましょう。
プロジェクターで説明がされている時は、手元の資料ではなくスクリーンを見ます。
適度に頷きながら聞く
会議などで大勢を前に話す人は、みんなが自分の説明で理解できているかどうか不安なものです。
理解したり、納得、共感した時には、小さく頷くなどして、安心させてあげましょう。
このような態度は、会議を進行している人だけでなく出席者からの印象もアップさせる態度です。
発言する時に心がけること
内容についてどう思うか？不明な点はないか？と質問されたら、積極的に発言したいものですが、“的外れだったらどうしよう”とか、“質問が初歩的するぎるかも”と戸惑ってしまうかもしれません。
もちろん、会議では全ての人にメリットのある発言をするのが大前提であるべきです。自分の知識不足や、勘違いをそのまま発言すれば、恥をかくだけでなく、出席者の貴重な時間を奪ってしまいます。
その点、資料を事前に読み込んでいれば、内容を把握した上で質問できます。
また、初歩的な質問であれば、会議終了後に個人的に尋ねることもできます。
大きな声でハキハキと
どんなに立派な意見でも、聞こえなければ意味がありません。全体に聞こえる大きな声でハキハキと発言しましょう。
反対意見がある時
若手だからといって、反対意見を述べてはいけないわけではありませんが、注意が必要です。
経験が浅い場合、会社全体の視点で物事を見るのは難しいでしょうし、知識不足から反対意見を持ってしまうこともあります。
反対意見を持ったら、まず質問するという流れを取りましょう。どう思うかと聞かれたら、自分が持っている反対意見を質問に変えて発言するのです。
例えば会議で、ある業務を行う期間を1週間としてはどうかという提案があるとして、自分は1週間ではとても足りないと考えるとします。
その際、「1週間では足りないと思います！」と発言する代わりに、「前回はどれくらいかかったのでしょうか？」と自分の知らない情報を聞き出すというスタンスで質問するのです。
もし、「1週間で行うのが平均的である」とか、「前回は1週間も必要なかった」という答えが返ってくれば、それは自分の経験不足、知識不足であったということになります。
このようにすれば、勇み足で恥をかくこと無く自分が求めていた情報を得ることができます。もちろんその逆もあるでしょう。
「以前はもっと日数がかかった」とか「以前は1週間で済んだが、今回はもっとボリュームがある」といった意見が出れば、1週間では足りないという、自分が心の中で持っていた意見が会議の場で検討されることになります。
意見が分かれている時
出席者によって意見が分かれている時、自分がどう思うかを尋ねられたら、どうするのが良いでしょうか。その場合、どれか１つの話に賛成意見を述べることが必ずしも正しいとは言えません。
多数の人が同意している意見に同意するというのも、あまり望ましくはありません。このような場合は、誰の意見に賛成するかではなく、どんな意見に賛成するかを発言します。
そして、なぜ賛成なのか自分の意見を付け足すことも大切です。もしよくわからないのであれば、正直にそう言いましょう。
まとめ
業務を行うにあたり、話し合いは欠かせないので、どの会社にも会議は存在します。
最初は緊張するかもしれませんが、年月が経てば自分が会議を開く立場になります。会議の準備をするよう上司に指示されることもあるかもしれません。
ですから、参加を求められた会議には必ず出席し、会議の仕組みを学びましょう。会議も会社によってカラーがあります。
フリートークを重要視するものや、形式がしっかりしているものもあります。別の会社の会議に出席する機会もあるかもしれません。
様々な会議やミーティングに出席する事は良い経験になります。積極的に参加してスキルアップを目指しましょう。
