仕事ができる人のデスクはよく整理されているものです。まず、片付いていれば必要な物がすぐに見つかるので時間を効率よく使うことができます。
また、書類を放置したり平積みしたりしないので、優先順位を定めて漏れなく業務を行うことができます。ここでは、特にデスク周りの整頓方法を紹介します。
オフィス机の上はすっきりさせておこう
基本的にオフィス机の上には、今現在行っている業務に関わるものだけを置くように心がけると、すっきりとさせることができます。
パソコンや電話は常設してあるものなので、書類やファイル、電卓や文房具は使う時だけ引き出しやトレーから取り出すようにしましょう。
共用スペースにあるものは、仕事を始める際に取り出しておけば、途中で席を立つことなく業務に集中することができます。１つの業務が終わったら関係資料を全て片付けます。
休憩時間
業務中に休憩時間が来たら、書類などはそのままにして置きたい気持ちはあるかもしれませんが、一度デスクの隅におきましょう。
自分が席を外している時に、散らかったオフィス机の上を見られればイメージダウンは避けられません。
また、社外の人が出入りするようなオフィスであれば、情報漏洩にも繋がる恐れがあるので、書類等は片付ける方が良いでしょう。
外出や退社時
退社する時には、業務がまだ途中でも、関係書類は全て所定の位置に片付けます。
そうすれば、自分の不在時に同じ資料を見たい誰かがそれを探すのに時間を無駄にしなくてすみます。
また、オフィス机の上がすっきり片付いていれば、周りの人にも退社したことがすぐにわかります。
休憩や外出、退社時はデスクを片付けておきましょう。
オフィス机の引き出しを活用しよう
整理整頓に役立つのがオフィス机の引き出しです。
しかし秩序なくなんでもそこに放り込んでいると逆に作業効率を下げてしまいます。引き出しは上手に使いましょう。
浅い引き出し
浅めの引き出しは、ペンや定規などの文房具を入れるのに役立ちます。その場合、仕切りのあるトレーなどを活用して、バラバラにならないようにしましょう。
文房具やホッチキス、電卓など、自分にとってよく使うものを入れます。
一番上段の引き出しが、出し入れしやすく便利です。
深い引き出し
デスクや袖机の最下段は、深い引き出しになっているものが多いようです。そこには、その深さを利用して、ファイルなどを立てて収納することがおすすめです。
ファイリングする際に、背表紙にタイトルを付けておけば、引き出しを開けてすぐに必要なものを見つけることができるでしょう。
引き出しに一時保管する
引き出しが十分にある場合、必要なくなった書類を一時的に入れる場所があると便利です。
１つの引き出しを、不要になった書類を収納する場所に決め、ある程度溜めておいてから1日の終わりにシュレッダーで処分するのです。そうすれば、オフィス机の上が片付きますし、業務の節目がはっきりして作業効率が上がります。
文房具を活用しよう
整理整頓に役立つ文房具をいくつか紹介します。すっきりとまとめるコツは、場所を取らないシンプルなものを使うことです。
種類も少なめにすれば、その道具を収納する場所にも困らずにすみます。
クリップ類
もはや無くてはならない文房具がクリップではないでしょうか。
書類を傷つけずにまとめることができ、付け替えも自由自在なので重宝します。書類を種類別に分けたい場合は、カラーのクリップもオススメです。
またクリップどめした書類をまとめるのに便利なのが、ダブルクリップです。サイズが様々なので、厚い書類も挟むことができます。
これらを上手に使えば、書類の紛失などを防ぐことができます。
付箋
付箋の活用には少し注意が必要です。例えば、何かのID・パスワードのようなものを付箋に書いて貼っておくことはセキュリティ上問題があります。
付箋は比較的簡単に剥がれてしまい、他の書類にくっついてオフィスの外に出て行ってしまう恐れがあります。重要なことは書かないようにした方が良いでしょう。
付箋の便利な使い方としては、出勤した際に当日のToDoリストを書き、それに沿って業務を行い、退社時にシュレッダー処理する方法です。
そうすれば優先順位を定めて働くのに役立ちますし、1日の終わりに処分することを習慣づければ、それが他の人の手に渡ることもありません。付箋を上手に使えば仕事が捗ります。
まとめ
机周りの整理整頓は、社会人としてのマナーです。オフィスで使うものは全て会社の所有物であり、自分が自由に扱って良いものではありません。
破損したり、汚したりしないためにも、備品は所定の場所で使うようにしましょう。また独自のルールを作り、それを習慣づけるのも良い方法です。
例えば、１つの資料について、誰にいつ提出するのか、いつファイリングをするのか、内容によって決めておくことで誤って処分したり紛失させたりすることを避けられます。
いくつもの業務を掛け持ちしている時は、業務ごとに分類しておきます。ファイルフォルダやクリヤファイルなどの文房具を活用して、整理整頓しましょう。
そうすれば突発的に他の人が業務を引き継がなければならない事情ができた時にも、混乱を最小限に止めることができます。
オフィス机の上の整理整頓ルールを習慣化させて、業務の効率化を心がけましょう。
