商談や打ち合わせでは、自分が主体になる場合、上司が主体になる場合、また相手側が主体になる場合とで対応が変わってきます。
それぞれの場面で、どうすれば自分の立場や役割をわきまえ、話し合いが円滑に進むよう貢献できるかを考えましょう。
自分主体の場合
自分や上司が手がけるプロジェクトで、取引先と打ち合わせをしなければならない場合、打ち合わせ前の入念な準備が何より欠かせません。
相手の貴重な時間を割いてもらっているという事を忘れずに、和やかにそして簡潔明瞭に話すようにしましょう。
準備をする
まず、当日話し合う内容を箇条書きにしておきます。前もって、メールなどで議題を伝え、関連資料を送っておきましょう。
相手にも考えておいてもらう事で、当日の打ち合わせをスムーズに進行することができます。
また、内容について、想定される質問をいくつか挙げておき、どう答えるかも考えておきましょう。
複数の人を相手に話すのは緊張するという人は、一通り練習しておく事をおすすめします。
自分の手元に、言うべきことの要点を書いたメモなどを用意し、時々見ながら話せば確認漏れを防げます。
挨拶は心を込めて手短に
まずは時間を作ってもらったことに感謝しましょう。その後は相手を気遣う言葉を述べます。
例えば「寒くなりましたね。」とか、「新しい部署はいかがですか？」と言った具合です。
長々と自分の話や世間話をしないように気をつけます。
手短に挨拶し、間が少し開いたタイミングで「それでは、早速ですが」と言って話題を切り出しましょう。
相手の話をよく聞く
こちら側から伝えたいことを話しつつも、相手の話に耳を傾けることは重要です。
もし相手がこちらの要望に不安な点や、不明な点があるなら、この場で話してもらいたいからです。
自分が一方的に話して、相手が十分に話せなかった場合、後日また同じ事を話し合わなければならないかもしれません。
お互いの貴重な時間を無駄にしないように、会話はキャッチボール形式で行いましょう。
「この件はいかがですか？」「御社のお考えは？」と言った、相手側の意見を引き出す質問を随所に盛り込んで、会話を進めます。
その場で、選択しなければならない件があるときには、複数の選択肢のメリットデメリットを簡潔に述べます。
相手任せにするのではなく、自分としてはどの選択肢がおすすめなのかとその理由を伝えましょう。その上で相手の意見を聞きます。
自分1人で判断しない
実際に会って話していると、和やかな雰囲気の場合もまたその逆の場合も、決断を迫られたらつい反応してしまいがちになりますが、ここは個人の意見を反映する場所ではなく、会社を代表する場面です。
勇気を持って一度持ち帰り、社内で検討する旨を伝えます。
「恐れ入ります、その件に関しては一度お預かりして、社内で検討させていただいてもよろしいでしょうか？」と述べれば、スマートにその場を切り抜けることができます。
相手も、即決を期待しているわけでは無いので、すんなり応じてくれるでしょう。
適度な時間で締める
打ち合わせの時間は、その内容やスケジュールによっても変わります。
“納期が迫っているので今日はとことん話を詰めましょう”と言うときは別ですが、通常の打ち合わせは、1時間から2時間程度が妥当と思われます。
もし、長時間の打ち合わせが必要な場合は、前もって何時から何時までの何時間、時間を取ってもらいたいと言う事を伝えておきましょう。
最後まで話し合ったら、主体になっている自分が適度なタイミングで締めます。
「弊社からは以上になりますが、ご質問はございませんか？」と述べて、質問がなかったり質問に答え終えたら、「それでは本日は、お時間いただきありがとうございました。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。」と言って締めます。
後日、話し合った内容をまとめた文書をメールに添付し、打ち合わせのお礼と一緒に送りましょう。
上司が主体の場合
上司が主体の場合は、もしかすると自分が主体の場合よりも集中力が必要かもしれません。
上司のサポートをしつつ、打ち合わせ全体の内容と相手側の反応にも気を遣います。
上司は進行したり話をすることに集中しているので、自分が相手側の表情や反応を見ておく必要があります。
あとで、「どんな反応だった？」と上司に聞かれた時に答えられるようにしておきましょう。
打ち合わせの途中、資料を配布したり、上司から発言するよう言われたり、サポートとはいえ、上司と同行すると言うことは多くのスキルが求められます。
あらゆる場面を想定して、前もって準備しておくことで、上司に恥をかかせることなくサポートすることができます。
基本的なこととして、上司の後を歩くこと、上司より下座につくこと、必要な資料は自分が持つなどの気配りを徹底しましょう。
相手が主体の場合
基本的に、相手が主体の打ち合わせの場合の進行は相手に任せることになりますが、前もって資料などが手元に送られてきている場合は、二度手間にならないようにその場で聞いておくべき事をまとめておきましょう。
もし次の予定が入っているようであれば、その事を先に伝えておきましょう。
そうすれば相手が時間配分をする上で役立ちます。スケジュールは時間に余裕を持って立てておきましょう。
社外での打ち合わせ
社外で打ち合わせをする場合は、わかりやすい場所を設定しましょう。
携帯電話の番号を相手に伝えておき、すれ違いがないようにします。
飲食店では飲み物や空調に気を配り、費用は呼び出した側が負担します。
当日は早めに到着し、相手を待つのがマナーです。
まとめ
直接会っての打ち合わせは、準備や気遣いなど気を配ることが多く、手数はかかりますが、電話やメールと違って、重要な事を迅速に話し合えるというメリットがあります。
せっかく時間を作って会っているのですから、相手側も有意義な話し合いができるようにと気構えています。
そのため、話し合いを終えた段階で、かなり多くのそして濃い内容を話し合えたことに気づくかもしれません。
前もってきちんと準備し、自分の立場に合った対応を心がけ、気配りに務めましょう。
