他社を訪問する際は、訪問時だけでなくその道中も含め、常に自分が会社を代表しているという意識を持って行動することが重要です。
外出は、オフィス内での仕事より、開放感を感じてしまいがちかもしれませんが、気を引き締めて臨みましょう。
訪問前の準備は抜かりなく
持参する資料の準備や社内での打ち合わせなど、他社を訪問する前にはたくさんの準備が必要です。
準備万端揃ったと思っても、漏れがないように最後にチェックし出かけましょう。出かける前には、自分の姿もチェックします。
身だしなみをチェックする
相手に初めて会う場合も、何度も会っている場合も、身だしなみは相手に自分を印象付ける要素です。
ヘアスタイルやメイク、服にシワやシミが無いか、靴は磨かれているか、手先は綺麗か、においは無いかなどのセルフチェックをしましょう。
時間に余裕を持って訪問することも大切です。バタバタと慌てて到着すれば、せっかくの身だしなみも崩れてしまうかもしれません。
相手先の担当者に「お疲れのようですね」と言われてしまったら、それは外見の乱れが原因かもしれません。
持参すべき最低限のもの
資料やPCなど、仕事関係のものは完璧に揃えても、外出する際に最低限必要なものを忘れると自分が困ったり、相手にだらしない印象を与えてしまうかもしれません。
持参すべき基本的なアイテムとして、ハンカチ、財布、携帯電話、名刺、筆記用具、メモ、時計などがあります。
ハンカチは、汗を拭いたり、うっかりお茶をこぼしてしまった時にすぐに取り出せるようにしておきましょう。
最近は、携帯電話で時間を確認する人もいますが、腕時計は時間の確認が相手に気づかれにくいので便利です。ビジネスシーンでは腕時計をしましょう。
財布も財布の中身も重要です。外出先では何があるかわかりません。タイミングによっては、一緒にランチをすることになるかもしれませんし、外でお茶を飲むかもしれません。
たとえ、相手先が払うと分かっていても、財布を出し払う姿勢を見せるのが礼儀です。
メモやノートを持参しないのも、社会人としてはマイナスです。相手が重要な話をし始めたら、きちんとメモを取りながら聞きます。
ペンはあるけど書く紙が無いというようなことがあってはいけません。
訪問時のマナー
訪問先に到着したら、もう一度自分の身なりをチェックしましょう。
スカートやパンツの裾、袖口、髪は乱れていないか、メイクは崩れていないか、スーツに埃は付いていないか、出来うる限りチェックします。
電車移動であれば、最寄りの駅のトイレでチェックできるかもしれません。また、昼食後であれば、昼食を取った場所で確認します。
歯の汚れや息のチェックも忘れずに行いましょう。当然のことですが、匂いのきつい食事はNGです。
受付での振る舞い
会社によっては、受付を経由して担当者と面談します。受付では、笑顔で爽やかに挨拶し、まず名乗ります。
その後、担当者に取り次いでもらうようにお願いします。受付の人とは直接関わることは無いかもしれませんが、誰に対しても平等に接し、好印象を持たれるように努めましょう。
それは会社のイメージアップにつながり、自分自身のアピールにもつながります。
最初の挨拶
相手先の担当者に会ったら、初対面であれば自分から名刺を出して挨拶をします。その後は、常に相手に提案されてから行動します。
例えば、相手先の中に初対面の人がいるなら、担当者に紹介されてから、その人に名刺を渡します。また、応接室では、座るように言われてから座りましょう。
出されたお茶やコーヒーも「どうぞ」と言われてから口をつけるのがマナーです。
唯一手土産に関しては、名刺交換が終わり、座るように言われた時に自分から渡します。打ち合わせ中もずっと手元に置いておくのは失礼に当たります。
打ち合わせ中の態度
打ち合わせが和やかに進むように気を配りましょう。
程よい相槌を打ちながら、相手の話をよく聞きます。スケジュールを詰め込みすぎると、時間が気になって失礼な印象を与えてしまうかもしれません。余裕を持って訪問しましょう。
例え和やかな雰囲気であっても、長居は禁物です。要件を終えたら、雰囲気を壊さないように注意しつつ、訪問した自分からその場を締めましょう。
自宅にお客さんがきた時の事を考えてください。お客さんがどんなに長居をしても、「帰ってください」とは言えないでしょう。お客さんの方から、「そろそろ失礼します」と言うのを待つしかありません。
打ち合わせをスマートに締める言葉をいくつか用意しておくと良いかもしれません。タイミングを見計らい、「本日は、お時間をいただきありがとうございました。」とシンプルに感謝を述べることができます。
また「それでは、今後ともどうぞよろしくお願いいたします。」と言うのも、訪問の終わりを予想させる言葉です。
帰り際も気を抜かない
訪問を終えてホッとするかもしれませんが、最後まで気を抜かないように気をつけましょう。
忘れ物をすると、相手に迷惑をかけてしまいます。応接室を出る際には、忘れ物がないか座席とテーブルの上をさりげなくチェックしましょう。
また、入館証など返却すべき物を持ち出さないようにも気をつけます。最後は笑顔で頭を下げ、帰路につきます。
訪問後の対応
他社の訪問を終えたら、一両日中にメールなどで感謝を伝えましょう。その際、打ち合わせの内容をまとめたものを送っておくと、お互いに確認ができて良いでしょう。
記憶が鮮明なうちに、自分がやるべきことや、スケジュールなどを記録しておきます。訪問の件は、内容や雰囲気も含めて上司に報告しましょう。
まとめ
他社の訪問に限らず、移動中に交通機関を利用する場合は、打ち合わせの内容や相手の印象などを話さないように注意しましょう。
情報漏洩や、居合わせた訪問先の社員に聞かれてしまうなど思わぬトラブルを避けるためです。また、乗り物の中に書類やPCを忘れないようにも気をつけましょう。
他社への訪問は、とても気を遣う業務かもしれませんが、取引先と友好な関係を築く上でとても重要です。
メールやFAXなどの連絡手段はお互いに便利ですが、定期的に顔を合わせることで、そのような非対面の通常業務を円滑に進めることができます。
