人の第一印象は、表情や姿勢、言葉遣いなどによって決まります。そして名刺交換の仕方は、その印象と共に、自分を相手に記憶してもらう大切な場面です。
これから、名刺交換の正しい作法と、管理の仕方について考えます。
名刺交換の作法
名刺交換の仕方にはいくつかの作法があります。基本といくつかのポイントを押さえ、自身を持って行いましょう。
名刺交換の順番
まず、それぞれの会社の上司と部下が同席している場合は、上司同士が先に交換します。
その後、それぞれの部下と相手側の上司が交換します。最後に部下同士が交換するという順番になります。
名刺は1枚ずつ取り出し、相手を待たせないように準備しておきましょう。
名刺交換の仕方
名刺を交換する時には、相手の正面に立ちます。そして、相手側から読めるように向け両手で名刺を持ち「私〇〇会社の〇〇と申します。どうぞよろしくお願いいたします。」と言って手渡します。
相手から名刺を受け取るときは、両手で受け取り、「頂戴いたします。どうぞよろしくお願いいたします。」と言いましょう。
名刺を同時に交換する時には、右手で自分の名刺を渡し、左手に持った名刺入れの上で相手の名刺を受け取ります。
受け取った名刺を見る
名刺を受け取ったら、相手の役職や名前を読みます。読み方のわからない漢字がある場合は、「何とお読みすればよろしいでしょうか？」と尋ねましょう。
自分が会うのは初めてでも、上司や他の社員がよく知っている相手であれば、わざわざ本人に聞く必要はありません。後で自社の人間に聞くか、話の最中に何と呼ばれているかを確認すれば良いことです。
とても変わった苗字の場合は、相手も聞かれることに慣れており、それを聞くことで場が和むこともあるので、その状況に応じてセンス良く対応しましょう。
名刺を置く場所
1人の名刺であれば、名刺入れの上に置きます。対応が終わるまではテーブルの上に置いておき、皆が席を立つタイミングで名刺入れにしまいます。
複数の名刺がある時には、相手の座席の位置に合わせて並べておきましょう。
名刺交換の注意点
注意すべき点として、相手の名刺は丁寧に扱いましょう。常に両手で持ち、床に落としたり雑に扱って曲がったりしないように気をつけます。
また名刺を出すタイミングがずれてしまった場合はどうでしょうか。
例えば、打ち合わせ中に遅れて会議室に入ってきた人がいた場合、その場で相手側から紹介があればその時に名刺を交換します。
しかし、打ち合わせが中断されず最後まで進行された場合は、全て終わった後に自分から近づき、「申し遅れました。」と言って自分から名刺を渡すことができます。
名刺交換は大切な挨拶です。名刺を渡さずに帰ってしまったということが無いようにしましょう。
そして名刺を切らさないことも、大切なビジネスマナーです。
名刺の管理
名刺は、名刺入れに収納します。いつでも取り出しやすいようにファイリングすると良いでしょう。
あいうえお順や、職種順、都道府県順など、自分の業務に合った工夫をしましょう。最近は、名刺をスキャンしてデジタル管理をする方法もあります。
名刺交換は、相手が同じ会社に在籍する限り、通常は1度しかしません。
部署や役職が変ったという連絡があったなら、名刺を取り出し変更部分を修正しておきましょう。
そうすれば、昇進した相手に前の役職で呼びかけたり、書類を送って気まずい思いをしなくてすみます。
まとめ
名刺交換は、立ち上がって行うのが礼儀です。
基本的に社内外を問わず、目上の人が立って話す時には立って聞きます。
食事などの畳の席では、相手が座って挨拶をする場合、自分も座るのが礼儀です。
このポイントを押さえて、最初の挨拶で相手に不快な思いをさせないように注意しましょう。
名刺はいつも十分に補充し、名刺入れも清潔にしておきましょう。
信頼度をアップさせる、名刺交換の正しい仕方を身につければ、一人前の社会人と言っていいでしょう。
