オフィスは、1日の起きている時間の大半を過ごすスペースです。
整理整頓が徹底された快適なオフィスは、仕事の流れをスムーズにし、社員同士のコミュニケーションを円滑にします。
ここでは、自分にとって快適であるだけでなく、他の人にとっても快適な空間にするためのいくつかのポイントや各自が心がけるべきマナーについて考えます。
オフィスで注意すること
自分が働くオフィスは、自分だけでなく同僚や上司が働く場所です。
共有スペースとして整理整頓がされて快適な空間にするために、自分は何ができるか、また何をしないように注意すべきかを考えましょう。
デスク周りを整理整頓する
まず、自分のデスク周りが、周辺の人に不快感を与える事がないように注意しましょう。
例えば、デスクの上でスマートフォンや携帯が鳴ったり、ひざ掛けやカーデガン、バッグなどを床に起き、通路スペースまではみ出しているという状態は、他の人の気を散らしたり通る邪魔になります。
私物はなるべく引き出しの中に入れるようにしましょう。
デスクは、仕事をする場所です。趣味関係のグッズで飾り立てたり、違和感を感じるほど好きなキャラクターの文房具を揃えるといったことは控えましょう。
オフィスには来客もあるかもしれません。会社の品位を保つために、自分のデスク周りを整理整頓しましょう。
私語や大きな音に注意する
当然、仕事中の私語は慎みます。同僚や上司も、聞いていないようで聞いています。
話している内容が、業務に関わることかプライベートなことなのかしっかり伝わっているのです。
私語は休み時間や終業時刻後にしましょう。
同時に大きな物音を立てないようにも注意します。席を立つ音、席に座る音、引き出しの開け閉め、電話の声、受話器を置く音、笑い声、ため息、これらは自分では気づかずに人の気を散らしている場合があります。
長時間一緒に過ごす相手のことを考えて、静かに振る舞うようにしましょう。
OA機器の利用
例えばコピー機は、共有で使用する物なので、たくさんの枚数をコピーをしなければならない場合は、周りの人に一声かけましょう。
「これから50枚コピーをしますが、お急ぎの方いらっしゃいませんか？」と言うだけで、気遣いができる人だという安心感を与える事ができます。
また、私用でインターネットを閲覧したり、メールを使用しないようにも気をつけましょう。
共有スペースで注意すること
共有スペースは、社内の人だけでなく、ビルに入っている別の会社の社員や、それぞれのお客様が利用します。
基本のマナーや整理整頓に加えて、プラスアルファの気遣いをしましょう。
トイレや洗面所
トイレや、洗面所を使用する時には、手を洗った後、洗面台の水滴を拭き取ったり、切れかけのトイレットペーパーを補充したり、次の人のことを考えて行動しましょう。
オフィスビルには清掃業者が入っている場合が多くありますが、清掃業者も取引先です。清掃をする人が不快な思いをしないように、みんなで心がける必要があります。
休憩スペースや給湯室
休憩スペース、特に喫煙スペースがある場合は、灰皿に吸い殻が溜まったままにならないように気づいた人が片付けましょう。
ゴミについても、自分が出したゴミではなかったとしても、見つけた人が捨てるようにしましょう。
給湯室にはルールがあります。どの場所にどのカップをしまうのか、どれが来客用の茶器なのか、どの布巾でどこを拭くのかといった決まりをチェックしておきましょう。
給湯室でのおしゃべりは、他の人の利用の妨げになるだけなく、人が見てもあまり気分の良いものではないので控えましょう。
ロッカーやエレベーター
ロッカーの入退室時は必ず挨拶をしましょう。
朝なら「おはようございます」、仕事の途中なら、「お疲れ様です」と声をかける事ができます。
エレベーターでは、他の人を常に優先し、エレベーターに乗り込んだら、操作盤の前に立ち操作をしましょう。
自分が降りる際には、「失礼いたします」と言って降ります。
▼ちょっとした気配りで円滑な人間関係が築けます。
まとめ
ドアがある場所ではノックをする、自分が使う場所はキレイにする、ルールを守るといった小さな心がけや整理整頓で、共有スペースの秩序や清潔感は保たれます。
いつも一緒にいる仲間に快適に過ごしてもらうために、一人一人ができることをしましょう。
また社外の人も出入りするスペースでは、自分の印象が会社の印象を左右しかねないことを意識し、品位ある振る舞いを心がけましょう。
