オフィスの基本的マナー

【勤怠連絡】突発的でも周りに迷惑をかけないマナーと連絡方法

言うまでもなく、無断欠勤や遅刻をしないことは社会人にとって最も守らなければならないルールです。

たった一度の無断欠勤も、信頼を回復するためにはかなりの努力と時間が必要になります。欠勤や遅刻の際は、必ず連絡をしましょう。

ここでは、勤怠におけるそれぞれのシーンでの、連絡方法やタイミング、信頼を失わない振る舞いについて考えます。

欠勤の連絡

欠勤には、急な体調不良などによる欠勤と、通院等事前にわかっている欠勤があります。

それぞれの場合に適したタイミングと方法で、上司にきちんと連絡をし、業務に関しても迷惑をかけないようにしましょう。

前もって分かっている場合

通院や所用など、前もって分かっている欠勤については、早めに上司に相談し許可を取りましょう。

余裕を持って伝えれば、場合によっては有給休暇を当てられることもあるかもしれません。

休むために誰か別の人に自分の仕事を引き継ぐ場合は、迷惑をかけないようにできる限りの用事を済ませておき、出社したら丁寧にお礼を伝えましょう。

急な欠勤は電話で連絡

注意が必要なのは、体調不良や身内の不幸などで当日急に会社を休まなければならない時です。

この場合の連絡は必ず電話で行います。最近はEメールやSMS、LINEなど、手軽な連絡手段がたくさんあります。

それ自体はプライベートだけでなく、ビジネスにおいても大きな役割を果たしている便利なツールですが、こと欠勤の連絡に関しては、このツールの使用はNGと言わなければなりません。

特別なルールで許可されている会社もあるかもしれませんが、通常は電話連絡が基本です。

言うまでもなく連絡は本人がします。どんな理由で欠勤するのかとお詫びの後、引き継がなければならない仕事の依頼や、業務についての連絡事項などを伝えます。

電話は始業時刻前までにするのがマナーです。

状況により再度連絡を

体調不良で欠勤した場合、夕方ごろにもう一度上司に連絡を入れ、今どんな状況なのか、明日は出社できそうか伝えましょう。

病院で診察を受けたなら、診察結果や完治の目安を伝えます。

そうすれば体調を気遣ってくれている上司を安心させることができますし、業務へ支障が無いよう、計画を立てる際の目安にすることができます。

遅刻の連絡

遅刻は、アクシデントなどが関係するので、特に注意が必要です。

連絡のタイミングを逃してしまうと、無断欠勤や無断遅刻を疑われてしまいます。

交通機関の遅延の場合

バスや電車の遅延によって遅刻してしまうことがわかったら、すぐに会社に連絡をしましょう。

少しの遅延で遅刻してしまうようなら、それはアクシデントというより、家を出る時間が問題なのかもしれません。常に余裕を持って通勤しましょう。

交通機関の遅延証明書は受け取りましょう。

体調不良の場合

朝起きたら体調が優れないということがあります。

欠勤するほどでは無いものの、早めに病院で診察を受けておきたい場合は、早めに会社に電話で連絡します。

状況を正確に話し、大体何時頃なら出勤できるか、急ぎの仕事や早い時間の来客はないか等を上司に伝えます。

診察が終わったなら再度連絡し、出社時間を伝えましょう。

早退する場合

体調不良や身内のアクシデントなど、早退しなければならない場合はできるだけ早く上司に伝えましょう。

早退後の仕事の引き継ぎや、来客の予定がある場合は早めに連絡し、日時を延期してもらうこともできるかもしれません。

どんな理由で早退した場合も、夕方には上司に連絡を入れましょう。体調や状況を心配しているはずです。

出社したら謝罪を

欠勤、遅刻、早退、いずれの場合も出社したら必ず謝罪をします。欠勤や早退であれば、「昨日は急なお休みをいただき、申し訳ございませんでした。」と伝えます。

遅刻であれば、「おはようございます。(今出社いたしました)遅れて申し訳ございませんでした。」と言えるでしょう。

勤怠連絡に関しては、①電話連絡、②状況報告、③出社後の謝罪までが一連の流れです。

まとめ

連絡においてメールが主流になってきている昨今、若い人たちの中には、電話で直接話すことに苦手意識を持っている人が少なくないようです。

しかし、欠勤や遅刻が常習的で、常に誰かに迷惑をかけているのでない限り、連絡を受けた上司に咎められるということはまずありません。

なぜなら、体調不良や身内のアクシデントなどは、誰の身にも起こり得ることだからです。

イレギュラーな事態が発生した時は、そのこと自体ではなく、その人がどんな対応をするかが見られています。

誠実に一つ一つ対応すれば、上司や同僚からの信頼度はアップするでしょう。