オフィスの基本的マナー

「ほうれんそう」はビジネスに必須?!新入社員が間違えてしまう本当の原則

ビジネスの場で、「ほうれんそう」という言葉を耳にしたことがあるでしょう。

仕事が早く正確な人はこの「ほうれんそう」つまり「報告」「連絡」「相談」ができる人です。

新入社員であればなおさら、この3つを意識して業務に当たることが大切です。

ここでは、この3つがなぜ重要か、どのタイミングで実践するかを考えます。

報告はスピーディーに

一言に「報告」と言っても様々な場合があります。

例えば、プロジェクトの途中で取引先の方針が変更になった、自分がミスをしてしまった、他社の人に便宜を図ってもらったといったシーンです。

仕事の流れに大きく関わるものについては特に、早めに上司に報告しましょう。

誰かに便宜を図ってもらったというような場合も、次に上司がその相手に接した時、すぐに感謝を述べることができるようになるべく早く報告します。

新入社員であれば、報告すべきか迷わず、ほぼ全ての事を報告する方が良いかもしれません。

部下に仕事の仕方を教えることも上司の仕事です。いちいち報告する必要のない事であれば、その都度指摘してくれるはずです。

この方が、報告をせずにトラブルに発展するよりもずっと良いのです。

ただし、報告をするときは上司の都合を確認し、用件を完結にまとめ自分が何を確認したいのかを明確にしましょう。

連絡漏れに注意する

会議の場所と時間が変更になった、取引先の担当者が変わったなど、業務に関わる人に連絡をする時には、決して連絡漏れがないように注意します。

メールの一斉送信で連絡をする時には、送信先のアドレスに漏れがないかをチェックしましょう。

送受信の履歴はプロジェクトごとにフォルダ分けし、いつでもすぐに確認できるようにしておきます。

上司や先輩に指示を仰ぐ必要がある時には、口頭で連絡しますが、一人の人がいくつものプロジェクトを抱えていることもあるので、後ほど確認のために、受けた指示や話した内容をメールにして送信しておきましょう。

相談する前に考える

疑問に思った事を全て相談すれば、仕事自体はうまく行くかもしれませんが、自分と上司の時間はかなり失われることになります。

自分で判断してトラブルになるのは一番良くないことですが、相談する前に、この相談内容は手持ちの資料の中に記載されていることではないか?以前同じ案件を扱ったことがないか?相談する相手は間違っていないか?について一旦考えましょう。

相談することにしたなら、なるべく短時間で話し合えるように用件をまとめておきましょう。

タイミングが大切

「ほうれんそう」は重要ですが、これだけを繰り返していては仕事は進みません。

それぞれの内容は適切かどうかを考え、適切と判断した場合には実践に移しますが、上司や先輩に話すタイミングにも注意が必要です。

「相談」するべきか、ぐずぐずと考えているとタイミングを逃してしまい、問題が発生してしまうかもしれません。

早く話しておくべきことは、その旨を伝えて時間をとってもらいましょう。

「○○の件で、お話したいことがあります。」もしくは「ご相談させていただけないでしょうか?」と述べ、上司の都合に合わせます。電話で済ませるよう言われたなら、簡潔に要点を述べます。

また、誰かに便宜を図ってもらったり、ミスを指摘されたというような内容の場合は、上司がその相手に接触する前に「報告」します。

上司が知らずに相手に会うなり電話で話すなりした後でその報告を聞くことになってしまった場合、お礼や謝罪が後回しになり、上司は気まずい思いをすることになるでしょう。

まとめ

「ほうれんそう」は、新人であろうがベテランであろうが、仕事をする全ての人が実践すべき原則です。

任されているプロジェクトが順調に進んでいる場合も、その状況は定期的に報告しましょう。

自分では思いもしなかった失敗が潜んでいる場合もあります。定期的に報告していれば、大事に至る前に解決できるでしょう。

相談することも決して恥ずかしいことではありません。多くの場合、相談された人の方は、そのことで安心感や信頼感を抱くはずです。

逐一相談するのではなく、緊急でない場合は、ある程度まとめて話すことで、相手の時間を過度に奪わずに済みます。

「ほうれんそう」をマスターして、上司からの信頼度アップを目指しましょう。