オフィスの基本的マナー

仕事の流れを理解する!ルールが分かれば働きやすい環境を自分で作れる

仕事は人生の3分の1と言われています。だからこそオフィスでの過ごし方は自分だけでなく一緒に働く人たちにとっても重要なことです。

働く環境を整えるための努力をすることは、社会人として当たり前のことです。

ここでは、出社から退社までの流れや、みんなが心地よい環境で働ける空間を作るために、押さえておきたいポイントをいくつか考えます。

朝のスタートは余裕を持って

入社した頃は、早起きして他の人よりも早めに出社していたという人は多いかもしれません。

しかし、人間関係に慣れて次第に緊張が解けたり、仕事が本格的になって疲れが出たりといった理由で、段々と起きる時間が遅くなり、ギリギリ出社が定番化してしまうというのもよくある話です。

そうならないように、朝こそ余裕を持って行動しましょう。

始業10分前には着席しておく

この10分前は出社ではなく着席です。身支度を整えてデスクに着席するまでの時間を考えたら、出社自体はもっと前になります。

デスクに着席したら、まずパソコンを起動させると良いでしょう。

パソコンの起動には一定の時間がかかるので、着席してすぐに行うことで、始業時間にはすぐに仕事に取り掛かることができます。

また、窓を開けて換気をしたり、デスクを軽く拭いたり、オフィス内の植物に水をやるといったことは、仕事中にすることではありません。

あくまで、始業時間には仕事を始めるという意識で、環境はその前に整えましょう。

挨拶はすべての人に

朝の挨拶はとても重要です。まずオフィスに入る時には「おはようございます。」と言って入ります。

そして、上司や同僚、できる限りすべての人に挨拶をします。打ち合わせをしていたり、電話をしている人には配慮しながらも、毎日すべての人に挨拶をするつもりで出社しましょう。

挨拶をされて嫌な気持ちになる人は一人もいません。働く環境を整えることには一緒に働く人とのコミュニケーションを円滑にすることも含まれます。

コミュニケーションの基本は挨拶です。余裕を持って出社し、挨拶をすることで始業前に自分の心も整えましょう。

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業務中はちょっとした気遣いが大切

上司や同僚は、1日のうちで、家族よりも長い時間一緒に過ごす人です。

長時間、空間を共にするからこそ、ちょっとした気遣いや言葉が大きく影響します。

仕事に集中することは大切ですが、他の人の気を散らさないようにするべきです。また、常に周囲の状況に気を配ることも大切です。

キーボードを打つ音

オフィスワークでは、一日中ほぼパソコンに向かっているという人が多いのではないでしょうか。

とても細かなことですが、自分のキーボードの打ち方を気にしたことがありますか?

デスクを並べて仕事をする場合、隣の人のキーボードの音は意外と気になるものです。

キーボードの種類によっても、カタカタと音がするものや、クッションが重くあまり音がしない仕様になっているものなど様々ですが、どちらにしても、キーボードを激しく叩くように打つのは確実に他の人の気を散らします。

言うまでもなく、パソコン作業には基本フォームがあります。手や手首の位置に加えどの指でどのキーを打つかも指定されています。

これには作業の効率を図るだけでなく、タイピングの音を最小限に留める効果もあります。

時々、エンターキーを叩くように打つ人がいますが、エンターキーは打つ面も広いので大きな音が出てしまいがちです。

そのため、正しいフォームとしては小指で打つのが正解です。

疲労を軽減させると共に、周りの人への気遣いの意味でも、正しいタイピングフォームを身につけましょう。

電話で話す時の声

パソコン業務の他に、電話応対もオフィスワークでは多くの割合を占めるかもしれません。

電話というシーンにおいても、ちょっとした気遣いで職場の環境を整えることに貢献できます。

例えば、電話機の呼び出し音ですが、自分専用の電話機がある場合、電話機は通常、少し手を伸ばせば取れる位置にあるものです。

複数の人で使用する場合はそうはいきませんが、自分だけが使用する電話機であれば、呼び出し音を小さめに設定することで周りに配慮することができます。

また、電話で話す声は、会って話す時よりも大きくなりがちです。話に夢中になるあまり自分では気づかないうちに大きくなっていることもあります。

相手に十分聞こえる声量を心がけつつも、周りの迷惑になる程のボリュームにならないように気をつけましょう。受話器を置くときも静かに置きます。

離席の時は一声かける

離席する時には、上司や近くの同僚に一声かけましょう。10分程度であれば、「席を外します。」とだけ言えば済むかもしれません。

打ち合わせなどで30分以上離席するのであれば、「打ち合わせで30分離席します。」とか「営業部に打ち合わせに行ってきます。」と伝えれば、時間の目安も伝わりますし、出向いている部署がわかれば急ぎの場合そこに連絡することもできます。

席を外している間に自分宛の電話がかかる可能性がある時は、その場合の対応についても伝えておきましょう。

外出時の注意点

外出する時には、必ず上司に許可を取ります。個人のスケジュールを管理するツールがある場合は、出かける時間と帰社時間を共有しましょう。

留守中、自分宛の連絡が入る予定がある場合は、迷惑をかけないように、携帯電話に直接連絡してもらうよう相手に前もって伝えておくか、同僚に対応を依頼しておきましょう。

帰社予定時間より大幅に遅れる場合は連絡を入れ、不必要に心配をかけないようにすることも大切です。外出先から直接帰宅する場合も、必ず連絡しましょう。

退社前の注意点

終業時刻が近づくと、仕事を早く片付けようと急いだり、仕事を終えて気が緩んでいたりして、ミスやうっかりが起こりやすくなります。

それを防ぐために、毎日退社前にすることをパターン化しておくのも良いでしょう。

「お疲れ様でした」を言う前に

ある一定の残業時間が見込まれている契約の場合は、終業時刻前に、定時で帰って良いか上司に確認しましょう。「何かお手伝いすることはありませんか?」と一声かけます。

今日は定時で上がって良いということであれば、退社の準備をします。

1日の仕事をチェック

まず、今日の仕事内容を一通りチェックします。頼まれていた仕事が終わったなら、そのことを上司や先輩に報告します。

進捗状況の報告が必要な場合も、きちんと報告してから帰宅しましょう。また、今日やるべきことの漏れがないかも確認します。

明日のスケジュールのチェック

明日、立ち寄り後に出社予定であれば、上司に許可を取り、ホワイトボードに記入します。

必要な書類があれば持ち帰ることを忘れないようにしましょう。

明日、来客の予定があり、上司に同席を依頼している場合は、確認のために時間と場所を伝えておきます。

きちんと片付ける

退社する時には、自分のデスクとデスク周りを片付けましょう。

ゴミ箱にゴミがあれば処分します。取り込み中の仕事で、明日も同じ作業をするとしても、一旦広げた書類等は全て片付けてから帰宅します。

パソコンは、情報漏洩等を防ぐためにも、きちんとシャットダウンされているかを見届けましょう。

まとめ

職場の環境を整えるために大切なことは、全体の流れを理解して継続的な努力をすることです。

時間に余裕を持つこと、整理整頓をすること、人の気を散らさないように配慮すること、迷惑をかけないように段取りをすることなど、基本的なことを毎日丁寧に行うことで、周りの人との信頼関係を築くことができます。

また言葉が少ないとトラブルが起こりがちです。

仕事の流れだけでなく、挨拶や、お礼、声かけなど、ちょっとした言葉も忘れないようにしましょう。

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