差がでる仕事の管理

【スケジュール管理の方法】アプリで共有?!アナログとデジタルをバランス良く活用する

手帳の便利さや手軽さもさることながら、スケジュールの管理ならデジタルをプラスするとそのメリットを実感できます。

Googleカレンダーを使ったスケジュール管理の方法やスマホと連動してより便利に使うポイントを紹介します。

Googleカレンダーって何?

グループ内のスケジュールを共有できる無料のツールです。

Gmailのアカウントを持っていてインターネットの環境があればどこにいてもアクセスでき、iphon、Android版のアプリをインストールすればスマホでも管理できるのが魅力です。

Googleカレンダーの活用方法とメリット

タスク管理やメモなら、手帳に文字を書くという作業は手軽で速く便利ですが、スケジュール管理に関してはデジタルツールを利用しない手はありません。

活用方法とメリットを考えましょう。

複数の人のスケジュールが一目瞭然

Googleカレンダーの一番の特徴は、社内やグループのメンバーのスケジュールを一目で把握できることです。

これにより、ミーティングの日時を決定する際に、一々それぞれの空き時間を確認する必要がなくなります。

また複数のカレンダーを追加することもできるので、プロジェクト毎の作成や非表示にしてプライベートなカレンダーも同時に管理することができます。

ミーティングなどへの招待が便利

ミーティングや招集したいスケジュールがある場合、最大で500名の人数を一気に招待することができます。

通常行うような候補日を設定して伺いを立てたり、かしこまったメールの文面を考える必要もありません。

また、招待が届いたら出席の可否も送信することができるので、一石二鳥です。出欠の返信は後ほど変更することも可能です。

スマホや携帯と連動できる

スマホや携帯と連動すれば、どこでもアクセスでき、さらにスケジュールの通知設定をすることができます。

手帳は、自分で見なければ確認できないので、メールでの通知はかなり便利です。またアプリをインストールすることで、毎回ウェブにアクセスする必要がなくなりさらに手軽になります。

ToDoリストでタスク管理もできる

ToDoリストでタスク管理ができれば、もはや手帳は不要かもしれません。

スケジュールやタスク管理は、持ち運びが便利なスマホやタブレット、ノートパソコンを活用すれば、どこでも業務を行うことができ、自席に戻らずミーティングを“はしご”ということも可能です。

デジタルツールを使用する際の注意点

使いこなせば格段に作業効率をアップさせ、社内やグループ内の連携も図れる便利なツールも、使用するにあたりいくつかの注意点があります。

会社のルールを守る

情報漏洩を防ぐため、会社によってはクラウドの使用などを禁止している場合があります。

また使用可能な場合も細かなルールを定めていたり、個人のスマホとの連動を許可していないこともあるので注意しましょう。

バッテリーの残量に注意する

基本的なことですが、デジタルツールを活用する際は、予備のバッテリーを準備するなどし、大事な時にバッテリー切れといったことがないように注意しましょう。

そのために、利用目的をはっきりと区別し、手帳を併用するのも一つの方法です。

使用する場所に注意する

手帳に字を書きながら歩く人はあまり見かけませんが、歩きスマホは問題になっています。

また、自転車や車の運転中のスマホ操作は、安全運転義務違反となり罰則が設けられています。

手軽で便利だからこそ、使用する場所に注意し、ルールやマナーを守りましょう。

メモ機能を使うときの注意点

クライアントの話や上司の指示を聞きながらメモを取る場合、スマホやタブレットのメモ機能を使おうとすると、入力に夢中になり、相手にあまり良い印象を与えられないことがあります。

会話の相手がデジタルツールに馴染みがない場合は特に、不安感を与えてしまうかもしれません。

その点、メモに書き取る方法は、相手の顔を見ながら適度に記録することができるので、話を聞く姿勢としてはより好印象を与えることができます。

その場の状況に応じて、相手への気遣いや配慮を優先させ、使用ツールを選択しましょう。

まとめ

デジタルツールが多様化し、便利な時代になったとはいえ、それらを上手に使うためにはバランスが必要です。

何が何でも全てをデジタルで管理しようとすると、逆に不便な思いをしたり、コミュニケーションに支障を来すこともあるかもしれません。

また、あらゆる問題やトラブルに備え、守るべきルールを知り遵守する姿勢や、その機能や使い方を熟知しておくことも重要と言えるでしょう。

それでもきちんと使えばメリットがたくさんあるツールです。人と人とのつながりや気配り、気遣いを大切にしつつ使い方をマスターし、経験を積んで、便利な機能を目一杯活用しましょう。