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【会議の準備】段取り上手で上司に信頼される!手順とチェックポイント

会議の準備を任されると、やるべきことは実に多くあります。準備を軽く考えると、会議当日に思わぬトラブルが発生する場合もあります。

どんな準備をしたら良いか手順に沿ってチェックリストを作成しましょう。ここではその手順のいくつかを紹介します。

いつ、どこで、誰と、何をするか

大まかに分けると、必要な手順は、日時・場所・メンバーと人数・目的の4つに関わる点です。どれも重要なので、ここに漏れがないように徹底すれば準備の8割は成功です。

会議の日時を決める

会議の日程を決める際には、メンバーのうちなるべく多くの人が参加できるよう、スケジュールを調整する必要があります。

人数が多ければ、それはかなり骨の折れる作業かもしれません。まず、会社全体のスケジュールが共有できているなら、メンバーのスケジュールを前持って確認しておきましょう。

他の会議と日時が重なっていないかもチェックしておきます。その後、いくつかの候補日を設定し、社内メールなどで希望日を尋ねることができます。

場合によっては、主幹となる部署や役席者のスケジュールを元に、予め日程を定め、都合の悪い参加者は代理を立てるようお願いすることもできます。

会議の場所を決める

ふさわしい場所は、会議の種類や規模により変わります。当日プロジェクターを使用する場合は当然使用可能な部屋が必要になりますし、人数が多ければ広い部屋が必要です。

会議室の空き状況も確認しましょう。社外に会議室を準備しなければならない場合は、早めに人数や日程を確認し予約します。

会議の目的に沿った資料を作成する

会議をスムーズに進行し、目的を達成するためには良質な資料が必要です。

人が集まると、時には話が脱線してしまうこともあります。

資料にきちんとした骨組みがあり、ゴールラインが定められているなら、いつでも軌道修正することができます。

内容は、会議を主宰する人に精査を依頼し、必要な資料を揃えておきましょう。

内容に変更がある場合を考えて、人数分コピーするのは前日か当日が良いかもしれません。

飲食や設備を用意する

会議中の飲食に関しては、お茶やコーヒー、ペットボトルの水など会議にかかる時間や時間帯に応じて用意します。

昼食をまたぐ時には弁当や、社内食堂があれば食券を手配しておきます。日付や人数を間違えないように気をつけましょう。

また、会議に使用する設備についても確認しておきましょう。プロジェクターやホワイトボード、パソコンなどのOA機器は、十分余裕を持って準備し、当日の会議開始前にきちんと作動するかをチェックしておく必要があります。

会議当日に行うこと

前もってきちんと準備をしたなら、会議当日は落ち着いて段取りを確認しましょう。

まず準備に抜けがないか、リストにした内容をチェックします。急な追加や変更事項がないかどうかを主催者に確認しておきましょう。

資料に変更があった場合、コピーが済んでいるなら、差し換え用を準備しなければなりません。

また、余裕を持って会議室に足を運び、スケジュール通り会議室を押さえているかを確認します。椅子やテーブルを配置し、設備のチェックを行います。飲食の準備もしくは手配の確認を行いましょう。

急な欠席が発生した場合

当日になって欠席が発生した場合は、その人の部署と氏名を記録し、後に会議資料や議事録を送付しなければなりません。

また飲食に関する手配にも変更が必要になります。

会議中の対応

会議中に何をするように言われているかによって、行うことは変わりますが、議事録を取るよう言われている場合は会議に集中しましょう。

議事録係が他にいる場合は、会議に集中しつつも、周囲の状況に気を配る必要があります。

近くで大きな音が聞こえたら、確認する必要がありますし、他にも空調に問題はないか、窓から日が差し込んで眩しい思いをしている人はいないか、資料は全ての人に行き渡っているか見回します。

中座する人の動向にもさりげなく気を配れば、その人が急用で途中退席しなければならない場合も、会議を中断させることなく部屋の外に出て話を聞くことができるかもしれません。また、ちょっとした目配りで済む可能性もあります。

注意する他のポイント

きちんと準備していても、当日になって急な変更などが起こるのはよくあることです。そのような時には落ち着いて、判断が難しいことは上司や主催者に確認しましょう。

自分の準備にミスがあった場合も、分かった段階で報告して対処します。社外の人が出席する場合は、会社の地図や駅からの交通手段、かかる時間などを前もって知らせておくようにしましょう。

資料内に社名や氏名、役職名を入れる場合は、間違いが無いように本人に確認します。細かいことかもしれませんが、人数が多ければ全ての人と名刺交換できるわけではありません。正確な情報を記載するのは最低限のマナーです。

まとめ

会議の準備や手配をする業務は、やることも多くさらに責任も伴うので、それを任されるということは既に上司や主催者の信頼を得ていると言えるでしょう。

そうであれば尚のこと抜かりなく成功させて、さらに信頼度をアップさせたいところです。これまでに何度も経験しているとしても、油断は禁物です。チェックリストは必ず作成して、漏れが無いようにしましょう。

一番トラブルになるのは、出席をお願いするべき人がメンバーから漏れていたり、日時や場所を間違えるといったミスです。

過信せずにきちんとチェックすることで、このようなミスは回避することができます。

会議の準備を掛け持ちしている時などは特に混乱しないようにきちんと整理し、“この人に任せておけば安心”と思われるような、正確な仕事を心がけましょう。