差がでる仕事の管理

【書類の保管方法】いつどこで廃棄する?迷わない効率があがる管理術

デスクワークの場合、ほとんどの人が業務にパソコンを使います。資料のやりとりも以前のように郵送やFAXではなく、データで行うことが多くなりました。

それでも、やはりサインや押印をしなければならない書類や、回覧書類などは紙ベースのものが主なので、書類の管理はどうしても必要です。

ここでは、書類の正しい整理の仕方と保管方法について考えます。

効率よく分類する方法

書類を整理する上で重要なのは、まず分類することです。

溜まっていく書類をとりあえず全て1つの箱や引き出しに入れるなどしていると、後ほど分類するのに時間を書けなければなりません。

収納する場所は一箇所だとしても、きちんと分類してから片付けるようにしましょう。

封筒管理

1つ1つの案件に関わる資料を全て1つの封筒にまとめ、キャビネットや引き出しに入れる方法です。

利点としては、封筒そのものに進捗などの書き込みができる上、分類も簡単ですし場所も取りません。

クリヤファイルでの管理

透明のクリヤファイルや、案件ごとに異なるカラーのクリヤファイルを使うことで、上手に分類することができます。

インデックスにタイトルやカテゴリを記入し貼ることで、より取り出しやすい管理ができます。

箱管理

大きな案件で、書類が多い場合は箱で管理する方法もあります。

しかしながら平積みにしてしまうと後で探すのに苦労するので、クリヤフォルダなどとの併用がオススメです。

保管するものと廃棄するもの

会社によっては書類の保管期限を定め、その後廃棄することがルール付けされている場合があります。

会社のルールを熟知し、誤って不適切な時に廃棄してしまったり、保管期限が過ぎたものをいつまでも保有しないように注意しましょう。

業務終了後の保管

1つの業務が終了したら、一定期間保管することになるかもしれません。

その場合、資料などの紙ベースの書類と、CD–Rなどにしたデータを同じ方法で保管しましょう。

そうすれば、必要になった時にも取り出しやすく、誤ってパソコン上で消去してしまうミスも避けることができます。

保管期間終了後の廃棄

廃棄する時には、会社のルールによっては、許可や申請書が必要になる場合があるため、前もって確認しておきましょう。

また廃棄の方法も細かく指示される場合があります。どの程度のものまでシュレッダーにかけるのか、シュレッダーにかけない書類はどこにどのように捨てるのかといった点です。

もし、廃棄するかどうかそのものを迷った時には、必ず上司に相談しましょう。

自己判断で行ってしまうと、取り返しのつかないことになったり、誰かに迷惑をかけてしまうかもしれません。

それぞれの会社のルールや習慣にのっとってしっかり処理しましょう。

データの保管

データをパソコン上で保管する場合の保管方法は、使用方法により異なります。

例えば、自分だけが取り扱うものであれば、カテゴリや取引会社、案件で分けるなど、自分が一番見つけやすい方法で保存することができます。

共有部分に保存しなければならない場合は、誰が見てもわかりやすいフォルダ名である必要があります。

それは、カテゴリや取引会社名よりも、案件名が含まれたタイトルの方が適しているかもしれません。また、フォルダ内も細かくフォルダに分けておくことで、必要な文書へ上手に誘導することができます。

共有部分にデータを格納する場合、「あれはどこ?」と一々連絡がこないように、わかりやすく保存しましょう。

個人情報が含まれるものの管理

名刺や、個人情報が含まれる書類等を管理する際には、必ず鍵付きのキャビネットに収納するようにしましょう。

個人情報は誰に狙われているかわかりません。万が一流出してしまった時に、自分がどのように取り扱っているかを説明する必要があります。

会社のルールから外れた行動が習慣になっているなら、自分も無傷ではいられません。重要な機密を守るために社内ルールを遵守しましょう。

法律を守る

法律で一定期間保管が定められている書類が存在します。

その場合もちろん社内の規定にもあるはずですが、法律に関わる可能性があることを念頭におくなら、書類をきちんと保管するように促されます。

何か問題が起きて調査が必要な場合、一定のルールに沿って整理された書類は、雑に収納されたものに比べるとかなり速く調べることができます。

自分個人と会社全体の業務の効率化を測るためにも、正しい保管を心がけましょう。

まとめ

書類の保管、管理、廃棄は、会社の重要な業務です。案件が終了すると気を抜きがちですが、毎回ルール通りにきちんと作業することで、ミスやトラブルを避けることができます。

また何か問題が起きた時に、責任の所在をはっきりさるため、リスト管理をする会社をあります。

その書類を保管したのは誰なのか、いつまで保管するのか、いつ誰が廃棄したのかというリストです。それがあれば、適切に処理しなければならないという個人の意識も高まりますし、何か起こった時のトレーサビリティにも役立ちます。

このように大切な業務であると同時に、速やかに行う必要もあります。

社内的な業務なので、ルール通りに速やに効率よく行って、次の業務に移りましょう。