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【ビジネスメールのマナー】意外に知らないミスやトラブル回避のポイント

便利なメールも、使い方を誤ると大きなトラブルに発展する事があります。

内容はきちんと文字に残るので、何かあってもごまかしは一切できませんし、もし大きな問題になった場合は、対応や収拾にかなりの時間と手間を要します。

メールは、自分のタイミングで行うので、電話や対面して話すのに比べて緊張感が薄れやすく、ミスを起こしやすいというデメリットもあります。

ここではメールの思わぬ落とし穴と、トラブルを回避するために行うべきチェックについて考えます。

本当にメールで良い案件なのかを考える

最初に考えたいのは、今から送ろうとしている内容は本当にメールで送るべき内容なのかという事です。

例えば、謝罪であれば基本的には直接電話をしたり、訪問するのが礼儀でしょう。相手が訪問までは望まない場合も、まず電話で話す事は大切です。

メールでは相手の怒りの温度は分かりにくく、こちらの謝罪の気持ちも伝わりにくいものです。また、メールを送るにしても、電話と併用するのが効果的な場合もあります。

営業のためのパンフレットや資料を送りたいときは、前もって連絡し、目を通してもらいたい旨を伝える事で、相手に良い印象を与え、その結果受注に繋がるかもしれません。

少しでも迷う場合は、先輩や上司に相談するのも良いでしょう。

ビジネスメールの思わぬ落とし穴

手軽なメールにも、思わぬ落とし穴が潜んでいます。しかし、自分の心がけ1つで回避する事ができます。

注意すべきポイントをいくつか考えましょう。

複数のメールを送る時の注意点

一度に複数のメールを送る際には、特に注意が必要です。

どんなに忙しくても、メールは1件ずつ処理しましょう。違う宛先宛のメールをいくつも開いた状態で、作業を同時進行させていると、宛先の間違いやファイルの添付漏れなどのケアレスミスを招きがちです。

ファイルの添付漏れ程度であれば、後からお詫びして再送もできますが、宛先を間違えたり、添付ファイルを間違えると情報漏洩などのトラブルになります。

基本、メールは1件ずつ作成し、送信後に関係するファイルなどを整理してから次のメールに移ります。

必ず全てをチェックする

送信をクリックする前に、必ず全てをチェックします。

宛先やCC・BCCなどが間違っていないか、件名や本文の誤字脱字、添付ファイルは漏れていないか、添付ファイルの内容は間違っていないかを確認しましょう。

本文は全体を黙読し、冷たい印象や不快感を与えるような文章がないかをチェックします。本文は直接話す場合よりも少し固い表現を使った方が無難です。

また少しでも気になる文章を見つけたら、「申し訳ございませんが」とか「恐れ入りますが」と言ったクッション言葉をプラスして柔らかい文章に整えましょう。

添付ファイルの容量に注意する

ファイルを添付する際、2M以下に抑えるのが一般的なマナーです。これを大幅に超えてしまうと、相手のサーバーから受信拒否をされたり、そもそも自社のサーバーからも送信できずトラブルになる事があります。

大きなファイルを送りたい時には、大容量ファイルを送信するサービスなどを利用して送りましょう。

2M前後のファイルを添付したメールを送る際には、前もって連絡し、送っても問題ないか尋ねるのも1つの方法です。

また送った後に連絡して、受信できないようであれば連絡してもらうようお願いすることもできるでしょう。

添付ファイルのソフトに注意する

相手が所有していないソフトで作成したファイルは、基本的に開くことはできません。添付するファイルとしては、WordやExcelなどの一般的なソフトで作成したものか、PDF形式に変換したものが適しています。

添付ファイルに不安がある場合は、メール本文中に、「添付したファイルが開かない場合は、お手数ですがご連絡いただきますようお願いいたします。」と一言入れておきましょう。

怪しいメールに注意する

インターネットを利用する人は、ウイルスの危険性を熟知していなければなりません。会社の業務として使用している人は尚更です。

不明なアドレスから来たメールなど、少しでも違和感を感じたら、添付ファイルを開かずに担当部署へ連絡をしましょう。

最近は実際にある会社名に似た名前から送信される場合もあるので、うっかり開いてしまわないように、メール画面を操作する時には落ち着いて行いましょう。

相手に不快感を与えかねない設定に注意する

メールには開封確認を設定できる機能があります。つまり、相手がメールを受信した時に、開封確認メールを送信するかどうかのメッセージが現れ、OKをクリックすることで送信元に受信した旨のメールが送られるというものです。

そのメッセージはメールを開くとすぐに現れます。この場合心配なのは、受信した相手に、まるで送信元から“届いてないとは言わせない”ということを突きつけられているように受け取られてしまうことです。

メールは、見る人のコンディションやタイミングによって、こちらが思ってもみない誤解や不快な印象を与える事があります。

そのような事態を回避するために、メール開封確認の機能を使うことをお互いのルールにするか、本当に重要なメールを送る時にだけ、本文の中に「大変お手数をおかけしますが、受信されましたらその旨ご返信いただけないでしょうか。」と一言入れ、返信してもらうようにするのも良い方法です。

まとめ

メールは、言いにくいことを伝えるのに便利と思う人がいるかもしれません。

確かにそういう場合もありますが、ビジネスにおいて、今後も良好な関係を築いていかなければならない取引先に、断りや催促のような連絡をする場面では、メールよりも直接話す方が適していると言えるでしょう。

メールはどうしても一方的な連絡になりがちです。こちらの気持ちや気遣いが伝わりにくく、気まずさが残ってしまう事があります。メールを送る時には、まず本当にメールで済ませる内容なのかを考え、こちらでチェックできるものは全て確認し、最後にもう一度チェックしましょう。

メールをバランスよく活用して、業務を円滑に行いつつ良好な人間関係を築きましょう。