ビジネスの連絡ツール

ビジネス電話のかけ方!できる女性はやっている信頼関係が築ける方法

ビジネスでの電話は、話したい相手とすぐに話す事ができる便利な連絡方法です。しかし便利な分、注意点もあります。

自分が話したい内容と時間が、相手にとってもそうとは限らないからです。多くの場合、電話は突然かかってきて、その度に自分の仕事を中断して対応しなければなりません。

そのことを踏まえて、相手に不快感を与えず、電話という拘束時間を有意義なものにするためのポイントを考えましょう。

正確かつ簡潔にまとめる

ビジネス電話で大切なのは、短時間で正確に用件を済ませる事です。そのためには、とりあえず電話してみるというのではなく、よく準備して臨む事が大切です。

電話をかける前の準備

電話をかける前に、かける目的をはっきりさせておきます。メモに軽く要点を書き出して電話をかけるのも良い方法です。

他にも訪問の予定などを話したい場合は、自分のスケジュールが確認できるものを手元に用意したり、関連する資料を用意して咄嗟の質問にも待たせず答えられるようにしておくこともできます。

最初に用件を伝える

電話をかけて、一通りの挨拶が終わったら、なぜ電話をかけているのかをまず伝えましょう。

「早速ですが、〇〇の件についてお尋ねがありご連絡いたしました。」と言った具合です。そして必ず、「お時間よろしいでしょうか?」と尋ねます。

電話は自分の都合で一方的に取る連絡手段です。相手に時間をもらえるかどうかを確認するのは最低限のマナーと言えるでしょう。

要望をはっきりさせる

用件を伝えることに加え、この電話で相手に何をして欲しいかをはっきりと伝えましょう。

例えば、質問に答えて欲しい、日程を合わせて欲しい、または様々な要望に関して確認して連絡をして欲しいと言ったこちらの要望です。

それを伝えることで、相手は自分がすべきことをすぐに判断する事ができ、業務を最短で片付ける事ができるでしょう。

お礼を述べる

用件が済んだら、電話を切る前に必ずお礼を述べましょう。お礼も、「わかりました。ありがとうございました。失礼いたします。」と言った具合では、相手に不快感を与えてしまうでしょう。

最後こそ丁寧に、「(お話が伺えて)大変助かりました。お忙しい中ありがとうございました。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。」と言えます。

相手の返事を待って、電話をかけたこちらから「それでは失礼いたします。」と言って電話を終わらせましょう。

電話を切るときには、基本的には相手が切るのを待ちますが、相手もかけて来た方が切るまで待つ可能性があるので、少し無音が続くようなら静かに受話器を置きます。

相手が不在の場合

電話をかけた相手が外出、もしくは離席中の場合は、内容によってどうすべきかを判断します。

例えば、急な用件であれば「恐れ入りますが、お戻りになられたらお電話をいただきたいのですが」とお願いしましょう。

また、相手にとっての急用の場合も、「それでは、〇〇様がお問い合わせの件でしたので(〇〇様がお困りとの事でしたので)ご連絡をいただくようお伝え願えませんでしょうか」と言って折り返しを依頼します。

お互いにとって急用ではない場合は、こちらから改めて連絡することを伝えるのがマナーです。再度連絡したときにも不在の場合は、折り返しや伝言をお願いしましょう。

メールで済む用件ではあるものの、セールスなどが目的であるなら、直接電話で話をしつつ、メールを送りたいという場合もあるかもしれません。

その際は、「〇〇様にメールをお送りしますので、よろしくお伝えいただけますでしょうか。」と伝えておくこともできます。

すれ違いに気をつける

電話をかけたときに相手が離席中で、折り返しの連絡をお願いした場合は、せめて10~20分前後は自席で待ちましょう。

すぐに別の電話をかけてしまうと、相手からかかって来たときに出る事ができずせっかくの折り返しの電話を無駄にしてしまいます。

この点は注意しないと、すれ違いを何度も繰り返し、相手に不快感を与えてしまうことになり兼ねません。電話以外の別の仕事をしながら、相手の折り返しを待つようにしましょう。

また、電話を取り次ぐ人から、折り返しの連絡を提案された場合、会議や外出で自分がすぐに離席するという場合は、その旨をきちんと伝えます。

「私もこれから会議の予定ですので、またこちらからご連絡させていただきます。」と理由を言っておくなら、相手が気を遣ってかけて来てしまい、すれ違うという場面を避ける事ができます。

留守番電話への録音

相手の携帯電話に連絡した際、留守番電話に切り替わったら、用件を完結にまとめて必ず録音を残しましょう。何も残さず切るのは失礼になります。

着信履歴は残るので、相手に対し無言でコールバックを要求しているのと同じことになります。留守番電話に録音する際は、限られた時間内で伝えられることを残します。

自分の名前、用件、要望、と言った最低限の事しか録音できないかもしれません。要望に関しては、どうしても連絡が欲しい場合、そのように伝えます。

日程や場所の確認程度であれば、「明日〇〇で18時にお待ちしております」とか、「確認のお電話でしたので、明日はよろしくお願いいたします。」と残しておくだけで、コールバックは必要ないことを伝える事ができます。

または、「お約束通りでよろしければ、ご連絡いただかなくても結構です。」とはっきり伝えておくこともできるでしょう。

まとめ

“無駄は無いが温かい”というのは、仕事ができる人の特徴の1つです。

無駄を省くための努力は必要ですが、そのためにほとんど全ての用件をメールやFAXなどのツールで済ませてしまっては、人との繋がりは構築できません。

逆に、何でも直接話そうとすることも相手に不快感を与えてしまいます。つまりビジネスにおけるコミュニケーションにはバランスが必要だということです。

連絡しようと思ったときには、一度立ち止まって、今から使おうとしている手段が適当かどうかを考えましょう。

メールで済ませられる内容でも、しばらく直接話をしていない相手であれば、併せて電話をしておくのが温かい対応である場合もあります。

常に、自分の都合ではなく相手のことを考えて、信頼関係を築きましょう。

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