ビジネスの連絡ツール

仕事での連絡は何がいい?用件を確実に伝えるツールの使い分け

ビジネスシーンにおいて、連絡手段は様々ですが、大切なのはそのメリットを生かす事です。

どんな場面でどんなツールが役立つかを前もって整理し、業務内でいつでも正しく判断できるようにしておきましょう。

電話で直接話す

電話は、仕事においてもプライベートでも重要なコミュニケーションツールです。

最近は、アプリやSNSといったツールでコミュニケーションを取る人が多く、そのようなやりとりはビジネスの場でも徐々に増えている傾向があります。

しかしながらプライベートでも仕事でも、そのような非対面のツールが、電話で直接話すことに取って代わるのは難しい場面もいくつかあります。

トラブルが起きた時

トラブルが起きた時、関係部署への連絡にはスピードが求められます。速さ以外にも、正確さや理解のしやすさの点で、電話には多くのメリットがあります。

例えば、電話であれば短時間でトラブルの内容を細かく説明できます。

また、途中で相手の質問に答えながら話を進める事ができるので、より正確に伝わる上、相手が理解しているかをその場で確認することもできます。

謝罪をするとき

社内外を問わず謝罪をする場合、直接自分の言葉で話すのが礼儀です。

謝罪の内容が重い場合は、直接会ってお詫びしたい旨を伝えるためにまず電話をかけましょう。

電話で済む話であれば、電話口で真摯な姿勢で謝罪します。謝罪を他のツールで行うと気まずい雰囲気になる場合があります。

例えば、SNSやメール、FAXなどで謝罪文を送るとします。その謝罪に対して相手がどう思っているかは、相手の返信でしか読み取ることができません。

仮に謝罪を受け入れる内容の返信が返って来たとしても、相手の本心を感じ取ることはできません。

差し支えのない返事だけして、もう二度と取引はしないと思われている場合もあります。

その点、きちんと向き合って電話で話すなら、相手の気持ちの度合いを感じ取る事ができます。

お礼や通常の業務とは違い、謝るために電話をすることは、誰にとっても容易い事ではありませんが、そこから決して逃げずに向き合うことで、その後の業務を円滑にし、相手からの信頼を得ることができます。

また、メールなどのやりとりで収束させた場合、次に電話したり直接会う時に気まずい雰囲気は避けられないかもしれません。

勇気を出して話をすれば、そのようなマイナスの雰囲気を後々まで引きずらずに済みます。

セールスが関係する場合

直接話した方が良い場面として、セールスが関係している場合があります。相手も忙しくしているので、何度も直接会おうとするのは、逆に印象を悪くしてしまうかもしれません。

そんな時に、どのツールを使って連絡をするのが一番効果的でしょうか。それは、電話です。

「見積もりはどうだったか?」「商品を注文してくれそうか?」といった内容は、メールやFAXで済ませてしまうと、あっさり断られかねません。

相手が断ろうかどうしようかと迷っている場合、直接電話が来て、その上良い印象を抱けばビジネスは良い方向に向かうでしょう。

一方でメールやFAXで送られて来たら、断りやすい上に、相手にとってもこの程度の話なのだなという印象を持たれてしまうかもしれません。

ビジネスの大切な局面では、直接会って話す事が大切なのです。

文字に残す

文字では会話はできませんが、文字を残すことはビジネスの場において重要です。

また場合によっては、お互いに理解を深めたり、読み返して確認できるので、メールやFAXを電話と併用することもおすすめです。

急用以外の用件を正確に伝える

先の日程やスケジュールなどを連絡したい場合は、メールやFAXが効果的です。

日付や時間、場所といった内容は、電話で聞いた場合、もし相手がメモを取れない環境にいた場合は、正確な情報が相手の手元に残らず、トラブルの原因になりかねません。

その点、メールやFAXはあとで読み返す事ができますし、メールで一斉送信すれば、複数のメンバーで共有することもできるので便利です。

電話で連絡するように言われていた場合は、電話で連絡し、用件をまとめて後ほどメールする旨を伝えても良いでしょう。

忙しい相手に連絡する時

出張や外出が多い相手に対しては、メールが有効です。

携帯電話に連絡するようにと常日頃言われている場合も、電話となるとなかなかタイミングを計りづらく感じるかもしれません。

そんな時は、メールを送ることで、こちらとしては“用件を連絡する”という1つの業務を完結させる事ができます。

相手側もメールであれば、自分のタイミングで読む事ができますし、時間があれば返信して、用件をすませる事ができるかもしれません。

手書きの文字や図を送る

手書きの文字や、地図・設計図などを送る時にはFAXが役立ちます。

スキャンしたデータをメールで送ることもできるので、相手側が常用しているツールを見極めて、送り方を選択しましょう。

文章を書くときの注意点

メールにしてもFAXにしても、文章で伝えることは簡単ではありません。相手が読むタイミングやコンディションによって、誤解されたりこちらの意図が十分に伝わらないこともあります。

文章を書く時には、直接話す時以上に言葉の選択に注意しなければなりません。

用件を簡潔に伝えつつ、相手の状況を気遣う一文を追加することで、好印象を残す事ができます。

例えば「お忙しくされているかと存じますが、お身体ご自愛ください。」と付け加えれば、文章全体が爽やかな印象でまとまります。

まとめ

ビジネスの場での、電話・メール・FAX。どのツールを使って連絡するかを決める場合には、それぞれのメリットとデメリットを考えましょう。

場合によっては、電話と他のツールを組み合わせることができます。せっかく時間をとって電話をかけても、“こんなことで電話しないでほしい”とか、“メールでいいのに”と思われては損です。

連絡する内容によって、どのツールで連絡されれば一番ありがたいか、相手の気持ちになって考えましょう。

職種や会社によっては、メールやチャットが通常の連絡方法である場合もあります。どんな場合も、直接話した方がいいか迷ったら上司に相談しましょう。