来客対応と訪問

【接待マナー】できる女性はやっている!?場を和やかにする気配り術

一般的に「接待」特にお酒の席でのおもてなしは、社内での打ち合わせや商談に比べると、和やかで本音が話しやすい雰囲気が作れるので、ビジネスにおいて有効です。

接待の場で大切なのは、相手に楽しんでもらうことです。そのためには、仕事である事を忘れず、細かな点に気を配りながらも、自分も一緒に楽しまなければなりません。

ここでは、接待の場におけるマナーと気配りのポイントを考えます。

準備の大切さ

接待の場だけによらず、「仕事は準備8割」と言われます。つまり、ビジネスを成功させる要素の8割は準備であるということです。

接待に必要な準備は、友人との食事や飲み会とはあらゆる点で異なり、細かな点まで気配りが必要です。

日程の調整

日程は、いくつかの候補日を挙げて相手側に選んでもらうのがマナーです。

例えば相手側が遠方で、挨拶や打ち合わせで来社する予定があるなら、「当日はお泊まりですか?」と尋ね、宿泊予定であれば夕食時に接待の場をセッティングすることもできます。

もちろん先約がある場合は、またの機会にということになりますが、お誘いしてみるのも一つの方法です。

事前のリサーチと準備

相手の好みや情報を前もってリサーチしておくことも役立ちます。お酒の好みや、喫煙するかなどは店を予約する上で知っておくと良いでしょう。

他に手土産の準備や、待ち合わせの時間と場所などを伝えるなど、準備は抜かりなく完璧に行います。

完璧に準備したとしても、当日は思わぬアクシデントがあるかもしれません。できることはやっておくようにしましょう。

接待時のマナー

当日は、仕事の話だけでなく趣味や家族のことなどプライベートな話をすることもあるかもしれません。

終始和やかな雰囲気を作るために、リラックスしつつも細かな点にまで気を配りましょう。

乾杯の時の対応

まず、相手側の希望の飲み物を確認します。アルコールの場合は、ビールで乾杯するのが一般的ですが、中にはノンアルコールを希望される場合もあるので、それぞれ覚えてお店のスタッフに伝えます。

瓶の場合は、両手で瓶を持ち、相手がグラスを持ったら注ぎます。

グラスは胸の前あたりに両手で持ち、上司の乾杯の声でグラスを合わせる、もしくはグラスを少し持ち上げるなどして口をつけます。相手のグラスの中身が減っていたら、すぐに注ぎましょう。

話題を提供する

相手側がよく話す人であれば、笑顔で相槌を打ちながらよく聞きます。乾杯の後、沈黙があるようであれば、こちらから話題を提供しましょう。

例えば、「出張はよく行かれるのですか?」とか「以前ご担当いただいていた〇〇さんはお元気ですか?」と言った取り止めのない話題で構いません。

そこから、最近行った出張先の話や他の話に発展すれば、話題作りの役目は果たせたことになります。

最初のうちは、プライベートな質問ではなく、会社や仕事関係の質問が無難でしょう。

相手のことをよく知るようになり、向こうから「妻が」「子供」がと話してきたら、「お子さんはお幾つですか?」といった質問をすることができるかもしれません。

基本的に話の内容は、情報交換がベストです。感情や気分と言ったデリケートな内容の話は、個人差があるので、失言などで雰囲気を悪くする原因になりかねません。

趣味や、お酒、食べ物など、話題は様々ですが、相手が喜ぶ情報を提供することに徹しましょう。逆に相手が話す時には、適度に質問も交えて会話を弾ませる努力をします。

支払いと手土産

支払いは、話が盛り上がっている中盤過ぎに、さりげなく済ませておきます。帰り際に会計で待たせることがないようにしましょう。

あらかじめ用意していた手土産は、お見送りの際に渡します。それまでは目立たない場所に保管しておきましょう。

注意点

上司と一緒に接待をするときには、相手側に気を配りながらも、上司のことも気遣います。

誰でも、“良い部下を持っている”、“部下に慕われている”と思われたいものです。普段はもっとフレンドリーに話している上司であっても、他社の人がいる場では、上司を立てます。

雰囲気を見ながら、上司の得意分野をさりげなくアピールしましょう。

また、自分が飲むお酒の量をコントロールすることも大切です。立ったり座ったり忙しく、気配りもしなければならないので、通常ゆっくりお酒を飲む時とは勝手が違います。

全く飲んでいない印象を与えるのもマイナスですが、上手に付き合い、お酒が回り過ぎないように気をつけましょう。

まとめ

翌朝の、お礼の電話やメールが接待の締めとなります。お酒の席なので、あまり細かい点には触れず「昨日は、ありがとうございました。」「大変楽しいお酒でした。」「〇〇様の〇〇のお話がとても勉強になりました!」と言ったあっさりとした内容が良いでしょう。

和やかな接待により、相手との距離が縮まれば、その後の仕事にも良い影響があります。逆に、相手に不快感を与えてしまうと、当然仕事上のコミュニケーションにも支障をきたしかねません。

自分で完璧と思えるように準備し、当日も気を抜かず、最後まで行き届いたおもてなしを心がけましょう。