来客対応と訪問

【会社訪問マナー】打ち合わせのアポイントでやるべき準備

上司のお供や、業務の打ち合わせのために他社を訪問することがあります。他社を訪問する時に大切なのは準備です。

この準備を怠ると、相手に不快感を与えたり、上司や同僚に迷惑を掛けてしまうことがあります。

ここでは、他社を訪問する前にやるべきことと、その方法について考えましょう。

やるべき事をリストアップしよう

どんな準備でもおすすめしたいのが、リストアップです。リストアップせずにただ流れに任せて準備をすると、必ず漏れが出てしまうものです。

まずリストを作ってチェックしながら行いましょう。では、やるべき事をリスト順に考えます。

日程調整

まず行うのは、日程の調整です。自分のスケジュールに加え同行者のスケジュールを確認します。

訪問の希望日はいくつか設定し、相手が選べるようにしておくと良いでしょう。

他社を訪問するのに、過密なスケジュールを立てるべきではありません。数件を訪問しなければならないとしても、1件1件余裕を持った時間設定をしましょう。

アポイントメントを取る

言うまでもなく、他社を突然訪問するのはとても失礼な行為です。必ずアポイントメントを取ります。

電話で連絡する場合は、訪問の目的を明確に告げ、相手の希望日を確認します。最後に、日付と時間を復唱し終了します。

相手が希望される場合は、メールで連絡することもできます。電話でアポイントメントを取った場合も、後で内容をメールで送れば、お互いに確認することができるので、感謝されるかもしれません。当日何人で出向くのかを伝えておくのもマナーです。

同行者との打ち合わせ

同行者がいる場合は、必ず日時や訪問の目的を前もって確認しておきます。もし、それぞれに準備するべき資料があれば、その件も話しておきます。

誰が何を準備し、当日は誰が持参するのかをはっきりとさせておきましょう。

アクセスを調べる

約束の時間に遅れたり、道に迷ったりしないように、必ず訪問先へのルートを調べておきます。

公共の交通機関を利用する場合は、時間に余裕を持って計画するようにしましょう。

アポイントメント後の注意点

他社を訪問することは、必ず上司に報告します。手土産が必要と思うなら、どんな手土産にするかと言う細かい点も相談しましょう。

一度アポイントメントを取ったら、自社の都合で変更することが無いように注意しなければなりません。

もし、アポイントメントを取って日が経っているなら、前日に確認の電話をすることもできるでしょう。

他社を訪問する際の心構え

心構えも準備のうちです。訪問の目的を意識しつつも、この機会に話しておきたい事をまとめておきましょう。

例えば、ビジネスでとてもお世話になっているものの、電話やメールがほとんどである場合、常日頃の感謝を述べたり、失礼をお詫びすることも必要かもしれません。

また、相手先の特定の社員に特にお世話になっているなら、その人が同席していなくても名前を挙げて感謝を伝えることができます。

せっかく会って話をするのですから、ビジネスの話だけではなく、相手先のことをよく知る機会にしましょう。情報交換をして、今後のビジネスに繋げる努力も必要です。

そして何より、わざわざ時間を取ってもらったことに、感謝の気持ちを表しましょう。

まとめ

新任や異動の挨拶等は別として、相手に貴重な時間を割いてもらう場合、それ相応の目的が必要です。電話のやり取りでも済む案件なのに、安易にアポイントメントを取ろうとするなら相手に不信感を与えてしまうでしょう。

それでも、より良い人間関係を築いていくのは、ビジネスにおいて重要なことです。

そして良い人間関係を築き維持していくためには、やはり膝を突き合わせて話すのが一番です。

相手先に良い印象が残り、その後の業務にも良い影響を与える爽やかな訪問になるように心がけましょう。