正しい言葉づかい

言いにくいことを伝える!不快感を与えず自分の意見を言う方法

「自社にとって良いものを作りたい」
「クライアントの要望に沿った結果にしたい」

こう思うからこそ、矛盾を見つけたり、プロジェクトが間違った方向に逸れそうになる時には、言いにくいことでもきちんと自分の意見を言いたいものです。

そのような場面では、言葉の表現を少し間違えただけで、上司や同僚との関係がギクシャクしたり、取引先を怒らせてしまうこともあるので、注意が必要です。

ここでは、言いにくいことを伝える時に役立つポイントを考えます。

相手の気持ちを察する

上司や同僚の仕事の仕方や持っている意見が、自分のそれとは違うと気づいた時、また、上司や同僚が明らかに間違った仕事をしている場合、皆で良い仕事をするために、自分がそのズレを修正しなければならないことがあります。

そこで一番大切なのは、まず相手の気持ちを察することです。

相手の意図が何かを考える

上司や同僚が出してきた資料や、会議での発言にどんな意図があるのかを、自分自身が考えることが、まず最初に行うべきことです。

勘違いしていたのか?単なるミスなのか?ミスであれば個人のミスなのか、それとも伝達ミスなのか?と言ったあらゆるケースを考えます。

場合によっては本人に確認することも必要かもしれません。相手の意図がわかり、やはり軌道修正をしたいと思ったら、次のステップに移ります。

間違いを指摘する

相手の間違いを指摘する場合は、一歩引いた一言から始めるとスムーズです。

例えば「私の勘違いかもしれないのですが」や、「一つ確認したいことがあるのですが」というように、“相手の間違い”ではなく、“自分の勘違い”、“自分の確認”とすることで、言いにくいことでも表現を和らげることができます。

一つ間違えると気まずくなるような場面です。言い方も、冷静に事務的である方が良いかもしれません。

へりくだりすぎると余計嫌味に聞こえますし、笑顔で言うのもよくありません。相手の気持ちを察し、恥ずかしい思いをしないように配慮しましょう。

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取引先の人への気遣い

相手が取引先で、自分が発注する側、つまり相手にとって客の立場である場合も、言いたいことを何でも言って良いわけではありません。

確かに今現在は、自分が相手の顧客かもしれませんが、もし相手の人が今の会社を退職して、自分の会社のクライアントである企業に再就職したらどうなるでしょうか。

これは、ドラマの世界だけの話ではありません。もしそうなったとしても、問題ないように、良好な人間関係を一人一人と築いておく必要があります。

見積もりが高い

お金のことは、いくらビジネスとはいえ、言い方を間違えると気まずい雰囲気になります。

取引先が予想以上に高い見積もりを出してくる場合、こちらの要望が十分伝わっていない可能性があります。

必要ないものが明確に伝わっておらず、明細に含まれていたり、事業の規模が誤って伝わっていることも無きにしもあらずです。

これについても、まず「確認」をしましょう。

「確認したいのですが」や「私の勘違いかもしれないのですが」はこの時にも使えます。

用件が十分伝わっていなかったのなら、お互いに納得した上で見積もりの出し直しになります。

もし、すべてがきちんと伝わった上で、単純に高い場合は、具体的にどのくらい高いのかをイメージしてもらうことが重要です。

例えば、「申し訳ありません。このプロジェクトは全体の予算に〇〇円ほどを予定しているので、もう少しご検討いただけませんでしょうか」と言えば、次に大体どれくらいの見積もりを出せば良いのかイメージしてもらいやすくなります。

やり直しをお願いする時

社外の人が出して来た資料が、希望通りでなかった時、どうしたら相手を不快にさせずに、やり直しをお願いできるでしょうか。

例えば「私の伝え方が悪かったと思います、申し訳ございません。」と一歩下がって言うことができます。

またその内容には触れず、「実は先ほど、上司から〇〇という指示がありまして、それを踏まえて再度作成いただけないでしょうか。」と言えば、相手の資料を否定せずにこの場を乗り切ることができます。

まとめ

いくら社内や取引先との人間関係を良好にしたいとはいえ、仕事は仕事です。言いにくいことも言わなければならないことがあります。

そのような時は“言う”ことを前提に、どのように相手に不快な思いをさせないで、なおかつ自分の意図が伝わる言い方ができるかを考えましょう。

曖昧な表現をすると、同じことが繰り返され、もっと気まずい状況になってしまうので、言いにくいことをマイナスするのではなく、クッション言葉や特別な言い回しをプラスします。

良い仕事をしたいという気持ちは皆同じ。自分の信頼を築くと共に、他の人も信頼して、仕事に積極的に取り組みましょう。